GOBIERNO DE PUERTO RICO
20ma. Asamblea 1ra. Sesión
Legislativa Ordinaria
SENADO DE PUERTO RICO
P. del S. 69
INFORME POSITIVO
19 de febrero de 2025
AL SENADO DE PUERTO RICO:
La Comisión de Gobierno del Senado de Puerto Rico, previo estudio y consideración del P. del S. 69, recomienda a este Alto Cuerpo su aprobación, con enmiendas incorporadas en el Entirillado Electrónico que se hace formar parte de este Informe.
ALCANCE DE LA MEDIDA
El Proyecto del Senado 69 propone crear la “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI”; derogar la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada; establecer la nueva estructura del Archivo General de Puerto Rico; establecer la política pública sobre la identificación, manejo, protección y conservación de los documentos públicos; establecer el Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno de Puerto Rico; delinear las funciones del Programa y los procedimientos de conservación de documentos e información pública; y para otros fines relacionados.
ALCANCE DEL INFORME
La Comisión de Gobierno evaluó y analizó los propósitos, así como la intención legislativa plasmada en el Proyecto del Senado 69. Además, consideró el trámite legislativo otorgado a la Medida de Administración A-99, con sus equivalencias en Cámara y Senado respectivamente, bajo los números P. del S. 1294 y P. de la C. 1835. Éstas fueron radicadas en la Décimo Novena Asamblea Legislativa y cumplen, conjuntamente, con idénticos propósitos a los contemplados en la Medida ante nuestra consideración.
INTRODUCCIÓN
La pieza legislativa ante nuestra consideración procura establecer un Programa de Gestión de Documentos Públicos para, entre otras cosas, establecer y delinear procedimientos de conservación de documentos e información pública a fin de atemperarlos a los avances tecnológicos que nos han advenido como sociedad en los últimos tiempos.
Así las cosas, la medida reconoce y hace un recuento de las legislaciones que se han promulgado para la conservación de documentos que merecieron ser preservados en su entonces; y establece como máxima que la administración eficiente de documentos públicos es un pilar fundamental para la transparencia, la conservación del patrimonio y la optimización de los recursos gubernamentales.
Así pues, con la entrada en vigor de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como “Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico” (en adelante, Ley 5-1055) se estableció un programa de conservación de documentos públicos en Puerto Rico. Esta ley tenía un doble objetivo: preservar documentos de valor histórico, legal, administrativo e informativo y, al mismo tiempo, eliminar aquellos inservibles para descongestionar los archivos y reducir costos innecesarios.
Con ello en mente, se creó el Programa de Administración de Documentos Públicos, aplicable a las tres ramas del Gobierno y la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Sin embargo, la falta de lineamientos claros y unificados sobre cómo reglamentar la administración documental provocó la creación de cuatro programas independientes en lugar de uno unificado. Durante más de 60 años, esta fragmentación ha generado prácticas inconsistentes, sin una estructura uniforme, limitando la efectividad de la gestión documental y centralizando su punto en común en el Archivo General de Puerto Rico.
A lo largo de los años, la Ley 5-1955 ha sido enmendada en varias ocasiones, pero estos cambios no han logrado adecuarla a los avances tecnológicos ni a las nuevas dinámicas en la gestión de la información pública. Ello, pues no está atemperada a los avances tecnológicos presentes y no contempla adecuadamente los documentos digitales ni otros medios modernos de comunicación, como correos electrónicos, redes sociales, páginas web o sistemas de mensajería. Además, los proyectos de digitalización gubernamental carecen de normas y procedimientos estandarizados, lo que impide una preservación eficaz de la información.
Si bien la visión original de la ley fue loable y necesaria en su momento, las necesidades del siglo XXI requieren una estructura más moderna, unificada y centralizada. Es imprescindible un nuevo marco legal que establezca un programa uniforme para toda la gestión documental del Gobierno de Puerto Rico, garantizando la conservación de documentos tanto físicos como digitales, promoviendo el acceso a la información pública y asegurando su correcta administración para las futuras generaciones.
Por ello, la Asamblea Legislativa reconoce la necesidad de derogar la Ley Núm. 5 de 1955 y sustituirla por una nueva legislación que refleje las realidades actuales, implementando un sistema unificado de gestión documental. Este programa debe establecer normas y reglamentos de aplicación uniforme para todas las entidades gubernamentales, asegurando la conservación, acceso y transparencia de los documentos públicos en beneficio del pueblo de Puerto Rico.
AnÁlisis de la Medida
La Comisión de Gobierno del Senado de Puerto Rico, en aras de atender su responsabilidad y deber ministerial en el estudio y evaluación del presente proyecto, evaluó y examinó los memoriales explicativos remitidos a la Comisión de Gobierno de la Décimo Novena Asamblea Legislativa; así como el tracto procesal de la medida en ambos Cuerpos Legislativos.
Como parte del proceso de evaluación del P. del S. 1294, la entonces Comisión de Gobierno solicitó comentarios al Instituto de Cultura Puertorriqueño (ICP), Administración de los Tribunales, Administración de Servicios Generales, el Departamento de Estado, la Asociación y Federación de Alcaldes de Puerto Rico y la Oficina de Servicios Legislativos (OSL). Resaltamos que Solo se recibieron comentarios del ICP, OSL y la Federación de Alcaldes de Puerto Rico, por lo que la Comisión de Gobierno decidió continuar con el trámite legislativo y aquí lo hacemos constar a grandes rasgos. Veamos.
Instituto de Cultura Puertorriqueño (ICP)
El ICP compareció al análisis del P. de la S. 1294 mediante Memorial Explicativo firmado por su director ejecutivo, Carlos R. Ruiz Cortés. En el documento el funcionario expresó su aval a la medida, ya que considera que la Ley Núm. 5 representó un avance en el manejo de documentos públicos por los pasados 68 años. Sin embargo, los cambios y avances tecnológicos requieren modernizar y fortalecer las prácticas actuales de manejo de los documentos públicos para asegurar una gestión más ágil y cumpla con tres fundamentos claves: la transparencia, la conservación y el acceso. Por lo que entiende que la propuesta incluida en el P. del S. 1294 representa el camino adecuado.
Oficina de Servicios Legislativos
La Oficina de Servicios Legislativos presentó enmiendas técnicas para garantizan el cumplimiento de los preceptos constitucionales que invisten a la Rama Ejecutiva, Legislativa y Judicial en la Constitución de Puerto Rico y por los cuales cada una ha adoptado sus propias normas para el manejo de documentos públicos. Así pues, con las enmiendas ya incorporadas en el P. del S. 69, cumple con los propósitos propuestos.
Federación de Alcaldes de Puerto Rico (FAPR)
La FAPR envió a la Comisión de Gobierno una ponencia firmada por el Sr. Axel F. Roque Gracia, M.Ed., director ejecutivo. De la evaluación del documento se desprende que la entidad que favorece la medida bajo estudio, ya que es una medida que favorece la transparencia, modernización y adaptación a las nuevas tecnologías a los procesos gubernamentales y considerándolo un paso esencial hacia la modernización y eficiencia en la gestión de documentos públicos, crucial para mejorar la transparencia y la gobernanza en los municipios de Puerto Rico.
IMPACTO FISCAL MUNICIPAL
En cumplimiento con el Artículo 1.007 de la Ley 107-2020, según enmendada, conocida como “Código Municipal de Puerto Rico”, la Comisión de Seguridad Pública y Asuntos del Veterano certifica que el P. de la C. 184 no impone una obligación económica en el presupuesto de los gobiernos municipales.
CONCLUSIÓN
POR TODO LO ANTES EXPUESTO, la Comisión de Gobierno del Senado de Puerto Rico, previo estudio y consideración, tienen a bien presentar ante este Alto Cuerpo el Informe Positivo sobre el Proyecto del Senado 69, recomendando su aprobación con enmiendas.
Respetuosamente sometido,
Sen. Ángel A. Toledo López
Presidente
Comisión de Gobierno
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