GOBIERNO DE PUERTO RICO

SENADO DE PUERTO RICO

P. del S. 69

2 de enero de 2025

Presentado por el señor Rivera Schatz

Referido a la Comisión de Gobierno

LEY

Para crear la “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI”; derogar la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada; establecer la nueva estructura del Archivo General de Puerto Rico; establecer la política pública sobre la identificación, manejo, protección y conservación de los documentos públicos; establecer el Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno de Puerto Rico; delinear las funciones del Programa y los procedimientos de conservación de documentos e información pública; y para otros fines relacionados.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

La Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como “Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico”, tiene el propósito de establecer un programa sistemático de conservación de documentos, que por su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecían preservarse. La misma, tenía, además, el propósito de descongestionar miles de gavetas de archivo donde se conservaban documentos inservibles y desalojar miles de pies cúbicos de espacio que representaban un gasto innecesario para el Estado. Dicha ley estableció la política pública sobre la administración de los documentos públicos del Gobierno de Puerto Rico.

Para llevar a cabo los propósitos de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, supra, se creó el Programa de Administración de Documentos Públicos en las tres ramas de Gobierno y la Oficina del Contralor. Sin embargo, aunque la Ley proveía guías sobre los asuntos que debían ser reglamentados, no incluía los lineamientos sobre cómo reglamentarlos. Esto, provocó que, en vez de establecerse un programa, se crearan cuatro programas que por más de sesenta (60) años han trabajado de forma fragmentada y ausentes de uniformidad en las prácticas ejecutadas, siendo su punto en común el Archivo General de Puerto Rico.

Por otra parte, la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, supra, ha sufrido varias enmiendas a través de los años. Estas, sin embargo, no han logrado atemperar la misma a los desarrollos tecnológicos y a las tendencias modernas del campo de la conservación y disposición de la información pública, sin importar el medio en que se encuentren. Esto no tan solo ha desantendido la gestión de los documentos nacidos en formato digital, sino que existen otros espacios donde se comparte información pública que deben ser atendidos también tales como los correos electrónicos, las páginas electrónicas, las redes sociales, la mensajería y otros medios cambiantes según la tecnología avanza, sin contar los proyectos de digitalización de documentos que carecen de normas y procedimientos para gestionarlos.

Debemos reconocer que, el propósito de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, supra, fue loable y necesario. No obstante, las necesidades del Siglo XXI hacen necesario crear una nueva estructura que permita y asegure la gestión documental de manera centralizada y uniforme a través de todo el Gobierno de Puerto Rico, fomentando la conservación, el acceso y la transparencia de los documentos públicos. Y es que, es nuestro deber asegurar que se utilicen los mejores mecanismos que permitan y faciliten la preservación y diseminación de esta información para estas y las futuras generaciones.

Por lo que, esta Asamblea Legislativa entiende necesario derogar la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, para crear una nueva ley que refleje las realidades del Siglo XXI, mediante el establecimiento de un programa unificado y centralizado de conservación de documentos e información pública, que promueva las normas y reglamentos de aplicación uniforme para todo el Gobierno de Puerto Rico, proveyendo así, para la conservación de los documentos físicos y digitales.

DECRÉTASE POR LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO:

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES INTRODUCTORIAS

Artículo 1.- Título.

Esta Ley se conocerá como “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI”.

Artículo 2.- Declaración de Política Pública.

Se declara política pública del Gobierno de Puerto Rico la transparencia, como uno de los elementos básicos de la democracia. Esta depende de la conservación de la información y de los documentos generados por el Gobierno de Puerto Rico, sin importar el medio. Aún más, lo que hoy es información y documentos públicos representa lo que mañana será la historia de Puerto Rico. Es nuestro deber asegurar que se utilicen los mejores mecanismos en esta encomienda y facilitar la preservación y diseminación de esta información para estas y las futuras generaciones. Es nuestra responsabilidad actuar ahora para evitar la pérdida de valiosa información que redunde en un pueblo desinformado.

Artículo 3.- Definiciones.

A los fines de esta Ley, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se expresa:

1. Administración o gestión de documentos - Es la planificación, control, dirección, organización, promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la creación, uso y conservación, así como la disposición de documentos para garantizar su producción, su autenticidad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad, para su mayor uso y mejor servicio.
2. Administrador de documentos - Se refiere a aquel funcionario designado por esta ley para estar a cargo de la gestión de documentos bajo su jurisdicción según dicta la ley.
3. Archivero - Se refiere al Archivero General de Puerto Rico.
4. Archivo - Significa el Archivo General de Puerto Rico.
5. Archivo activo - Dentro del ciclo vital de los documentos es el espacio destinado para los documentos que tienen vigencia administrativa, legal o fiscal y son utilizados con frecuencia por la administración.
6. Archivo inactivo o intermedio - Dentro del ciclo vital de los documentos es el espacio destinado para los documentos que todavía tienen vigencia administrativa, legal o fiscal, pero son utilizados con poca frecuencia por la administración y están a la espera de su eliminación o de su transferencia al archivo histórico.
7. Archivo histórico - Dentro del ciclo vital de los documentos es el espacio destinado para los documentos que tienen valor histórico cultural y deben conservarse.
8. Ciclo de vida - Etapas o edades de un documento por las que sucesivamente se reconocen según su utilidad o vigencia.
9. Comisión Asesora - Se refiera a la Comisión Asesora del Archivo General.
10. Coordinador de documentos - Funcionario encargado de la gestión de los documentos públicos desde las oficinas en las dependencias.
11. Dependencia - Incluye todo departamento, agencia o entidad corporativa, junta, comisión, cuerpo, negociado, corporación pública, oficina y todo otro organismo gubernamental de las tres Ramas del Gobierno de Puerto Rico y los municipios.
12. Depósito - Entrada de documentos para custodia transitoria, sin la cesión de la propiedad.
13. Digitalización - Es el proceso que consiste en transformar objetos análogos a un formato digital.
14. Disposición de documentos - La destrucción final o la transferencia de los documentos a un archivo según su valoración.

(ñ) Documento - Es la palabra que comprenderá todo papel, encuadernado, folleto, fotografía, película, microforma, cinta magnetofónica, mapa, dibujo, plano, cinta magnética, disco, vídeo cinta o cualquier otro material leído por máquina y cualquier otro material informativo sin importar su forma o características físicas. Incluye también los generados de forma electrónica o digital, aunque nunca sean impresos en papel u otro medio distinto al creado originalmente. El material bibliográfico, o de museo, adquirido para propósitos de exposición, consulta u otros relacionados y las publicaciones no están incluidos en la definición de la palabra documento.

1. Documento o colección privada - Todo aquel documento que no se origina en una dependencia del Gobierno de Puerto Rico.
2. Documento público - Se refiere a todo documento que se origina, conserve o reciba en cualquier dependencia del Gobierno de Puerto Rico de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos, incluyendo las publicaciones generadas por las dependencias gubernamentales, y que se tenga que conservar permanente o temporalmente como prueba de las transacciones por su utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o informativo, según sea el caso, o que se vaya a destruir por no tener valor permanente ni utilidad administrativa, legal, fiscal, cultural o informativa. Incluye aquellos producidos de forma electrónica y/o digital que cumplan con los requisitos establecidos por las leyes y reglamentos.
3. Entidad educativa o cultural - Incluye, sin que se entienda como una limitación, una universidad, biblioteca, fundación, instituto, fideicomiso, asociación, sociedad o corporación sin fines lucrativos dedicada a la enseñanza, estudio o fomento de la cultura, las artes y las ciencias.
4. Gobierno de Puerto Rico – Significa cualquier referencia al Gobierno de Puerto Rico, o a las agencias del Gobierno de Puerto Rico, excepto cuando se especifique otra cosa, significará todas las agencias, oficinas y departamentos de la Rama Ejecutiva, así como las corporaciones públicas y municipios, la Rama Legislativa y la Rama Judicial.
5. Periodo de retención - Instrumento oficial que sirve de referencia del momento adecuado para la transferencia, traslado o eliminación de documentos.
6. PRITS - Se refiere a la Puerto Rico Innovation and Technology Service, según creada por la Ley 75-2019, o cualquier otra ley posterior.
7. Preservación digital - El proceso específico para mantener los materiales digitales durante y a través de las diferentes generaciones de la tecnología a través del tiempo, con independencia de donde residan.
8. Programa - Se refiere al Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno de Puerto Rico creado por virtud de esta Ley.
9. Sistema de Archivos Históricos Públicos - Se refiere al conjunto de instituciones, en su mayoría del Gobierno de Puerto Rico, a las cuales se les delegó la responsabilidad de preservar y proveer acceso a documentos públicos de valor históricos creados, recibidos o gestionados como resultado de las actividades llevadas a cabo por ellos y que deben conservarse por su valor administrativo, legal, fiscal, cultural o informativo.

CAPÍTULO II – ARCHIVO GENERAL DE PUERTO RICO

Artículo 4.- Reorganización.

El actual Archivo General de Puerto Rico fue creado por virtud de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955. No obstante, la derogación de dicha ley, se reconoce que el Archivo General de Puerto Rico es una pieza esencial de los esfuerzos de conservación histórica y documental de Puerto Rico. Siguiendo la política pública trazada que con este nuevo estatuto se crea, el Archivo General de Puerto Rico se reformará y reorganizará siguiendo el modelo aquí establecido.

Artículo 5. Administración del Archivo General.

El Archivo General dependerá administrativamente del Instituto de Cultura Puertorriqueña y su financiamiento queda sujeto a la supervisión del Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña. Los gastos de funcionamiento del Archivo serán sufragados de los fondos que se asignen al Instituto de Cultura Puertorriqueña.

La dirección del Archivo estará a cargo del Archivero General quién será nombrado por el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña. Su nombramiento estará sujeto a las disposiciones de la Ley 8-2017, según enmendada, conocida como “Ley para la Administración y Transformación de los Recursos Humanos en el Gobierno de Puerto Rico”.

Artículo 6. – Composición del Archivo General de Puerto Rico.

El Archivo General de Puerto Rico tendrá las siguientes funciones para asegurar la conservación y acceso a los documentos públicos con valor histórico bajo su custodia:

(a) Comisión Asesora del Archivo General.

i. Se establece una comisión asesora que se conocerá como la Comisión Asesora del Archivo General para la formulación de normas generales que hayan de regir el Archivo y el manejo de documentos históricos, la coordinación con las distintas dependencias del Gobierno y trabajar proyectos especializados con documentos históricos.

ii. Se compondrá de cinco (5) profesionales nombrados por el Director Ejecutivo y confirmados por la Junta de Directores del Instituto de Cultura Puertorriqueña por un término de tres (3) años. Una vez concluido su término, cada integrante podrá permanecer en la Comisión hasta que su sustituto sea nombrado. Cada integrante de la Comisión podrá ser nombrado por un máximo de tres (3) veces. El director de la Comisión será el Archivero General, pero no tendrá voto.

iii. La Comisión se reunirá dos (2) veces al año en sesión ordinaria y en sesión extraordinaria todas aquellas veces que lo crea conveniente el Archivero General o lo soliciten los miembros de la misma.

(b) Conocimiento y experiencia de los integrantes de la Comisión - El cuerpo asesor deberá componerse de un grupo de trabajo diverso que tenga conocimiento especializado en las siguientes áreas: administración de documentos, documentos históricos, conservación y disposición de documentos, valorización, búsqueda de fondos externos, investigación, leyes, redacción de informes, propuestas y proyectos, entre otras áreas de especialidad que apoyen el funcionamiento óptimo del Archivo General.

(c) Responsabilidades de la Comisión.

• • 1. Redactar las normas que regirán el funcionamiento de la Comisión, a ser aprobado por la Junta de Directores del Instituto de Cultura Puertorriqueña.
    2. Establecer las normas de uso y consulta de los documentos bajo custodia del Archivo General y del Sistema de Archivos Históricos Públicos.
    3. Estandarizar los trámites a seguirse para disponer de documentos en poder del Archivo si los mismos resultasen inservibles, duplicados o carentes de interés histórico; si correspondieren mejor a otra dependencia del Gobierno o entidad educativa o cultural, si por cualquiera otra razón análoga no se amerite su continuada conservación en el Archivo General.
    4. Apoyar la identificación de colecciones privadas que deban ser conservadas.
    5. Desarrollar proyectos, publicaciones, investigaciones, estudios de necesidades, propuestas y planes de trabajo para con los documentos históricos.
    6. Ser enlace con la Comisión Nacional de Publicaciones y Documentos Históricos y revisar y someter planes para proyectos de documentos históricos de acuerdo con las prioridades establecidas por la misma y revisar mediante informes o de otra forma, el funcionamiento y progreso de los proyectos financiados por la Comisión Nacional.
    7. Ejecutar cualquier otro proyecto solicitado por el Archivero General para asegurar la conservación y acceso a los documentos históricos.

(d) Administración – Realizar todo trámite administrativo y servir de enlace con el Instituto de Cultura Puertorriqueña, el Programa de Gestión de Documentos para el Gobierno de Puerto Rico (Programa), la Comisión y cualquier otro cuerpo rector relacionado a la gestión de documentos.

(e) Accesiones, evaluación y fiscalización de documentos - Trabajar junto al Programa los periodos de retención y el recibo y evaluación de las listas de disposición para identificar documentos de valor histórico; proveer orientación sobre valorización documental y la identificación de documentos de valor histórico; evaluar las colecciones privadas que sean recomendadas para su conservación y proveer instrucciones sobre el traslado al Archivo o a otra dependencia de gobierno o entidad privada; recibir los documentos públicos y colecciones que serán ingresadas en el Archivo General y coordinar la entrega de aquellas que serán trasladadas a otras instituciones con la debida autorización; realizar evaluaciones periódicas, estudios e informes sobre la conservación de documentos en instituciones custodias de documentos públicos, coordinar la devolución al Archivo General de aquellos documentos que ya no puedan ser custodiados por instituciones solicitantes para asegurar su conservación y acceso; recomendar al Archivero General la remoción de documentos si la institución incumple con su responsabilidad; además, de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General.

(f) Conservación - Llevar a cabo las prácticas necesarias para la conservación preventiva de la documentación histórica custodiada por el Archivo General; realizar la preparación de los documentos para asegurar el mínimo deterioro durante su uso, consulta, exhibición o digitalización; realizar los tratamientos de conservación, siguiendo las mejores prácticas, a documentos que así lo requieran; además, de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General.

(g) Organización y descripción - Procesar las colecciones físicas mediante su organización y descripción; crear los instrumentos de acceso necesarios para facilitar la búsqueda a los documentos; además, de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General.

(h) Digitalización - Llevar a cabo la captura, digitalización, transferencia, migración, post-procesamiento, control de calidad, metadatos y cualquier otro método necesario para facilitar la conversión digital para su conservación y acceso, tanto para proyectos internos como para servicios a la comunidad; coordinar de ser necesario, los servicios de digitalización con proveedores externos; además de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General.

(i) Documentos digitales y preservación digital - Trabajar junto al Programa la conservación y disposición de documentos públicos digitales de valor histórico y recibir en transferencia aquellos documentos que deban conservarse permanentemente; coordinar la evaluación, selección y transferencia de colecciones digitales de índole privada que deben ser conservadas en el Archivo General; en colaboración con la Oficina de Sistemas de Información y PRITS, establecer los sistemas de transferencia entre las entidades de gobierno y el Archivo General de los documentos digitales a ser preservados a largo plazo; gestionar, en colaboración con la Oficina de Sistemas de Información y PRITS, el almacenamiento y custodia de los documentos digitales trasferidos; ejecutar los procedimientos adecuados para asegurar la preservación digital a largo plazo de los documentos digitales en custodia del Archivo General; realizar el procesamiento de los documentos digitales para proveer acceso a los mismos; realizar las gestiones necesarias a lo largo del ciclo de vida de los documentos digitales para asegurar su reproducción a largo plazo o salvaguardar la información contenida, mediante estrategias de migración, transferencia u otras facilitadas por la tecnología; mantener, en colaboración con la Oficina de Sistemas de Información, los sistemas de acceso a los documentos digitales; además, de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General.

(j) Referencia y acceso a la información - Facilitar los servicios referentes a la consulta y acceso a los documentos históricos; proveer orientación a la comunidad sobre el uso y manejo de documentos históricos; además de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General.

(k) Servicios a la comunidad y difusión - Desarrollar y llevar a cabo una diversidad de actividades que apoyen la difusión y uso de los documentos históricos; en colaboración con la Oficina de Sistemas de Información, mantener los sistemas y plataformas de difusión de contenido; colaborar con otras instituciones que custodian documentos históricos en el país; coordinar actividades educativas y de desarrollo profesional para la comunidad archivística y en general; ser enlace con las organizaciones profesionales locales e internacionales para colaborar en las diversas iniciativas de difusión de documentos históricos; además, de cualquier otra función similar que se le asigne por el Archivero General.

Artículo 7.- Funciones, Poderes y Facultades del Archivo General de Puerto Rico.

El Archivo General tendrá las siguientes funciones, poderes y facultades:

1. Ser el depositario oficial de los documentos públicos del Gobierno de Puerto Rico, sin importar su formato.
2. Realizar las autorizaciones necesarias para que aquellas dependencias del Gobierno que mantengan custodia de sus documentos lo hagan según dicta la ley.
3. Gestionar el Sistema de Archivos Históricos Públicos para asegurar que toda la documentación pública de índole histórica distribuida en la Isla sea conservada de manera correcta y se provea acceso a la misma de manera uniforme.
4. Ser también el depositario de todo documento privado a él transferido en virtud de las disposiciones de esta Ley.
5. Evaluar las listas de disposición de documentos físicos y digitales enviadas a través del Programa para identificar documentos públicos de valor histórico a ser conservados en un periodo no mayor de sesenta (60) días.
6. Proveer orientación a los creadores, administradores de documentos, coordinadores y toda persona que interactúa con documentos públicos, sin importar su formato, para identificar documentos de valor histórico.
7. Evaluar y allegar colecciones privadas, físicas o digitales, que por su valor merezcan ser conservadas como parte del patrimonio histórico documental en el Archivo General.
8. Recibir e integrar a la colección nacional aquellos documentos que hayan sido seleccionados según los diversos métodos de ingreso dispuestos en la ley.
9. Asegurar la conservación adecuada de los documentos.
10. Procesar, organizar y proveer acceso a los documentos bajo su custodia, salvaguardando los mismos en todo momento.
11. Desarrollar el material informativo necesario para facilitar la consulta de documentos.
12. Utilizar métodos adecuados y en cumplimiento de las leyes locales, federales o aplicables para la reproducción de documentos, ya sea para su conservación o acceso.
13. Coordinar con PRITS, el Programa y demás dependencias, según sea el caso, sobre el procedimiento adecuado para la captura, digitalización, migración o cualquier otro método de reproducción de contenido, asegurando se cumplan con los más altos estándares y de acuerdo con las mejores prácticas para la conservación a largo plazo.
14. Difundir y promover el patrimonio histórico documental.
15. Proveer los servicios de referencia y guía para la consulta de documentos históricos.
16. Proveer orientación a toda entidad, sea pública o privada, sobre las mejores prácticas referentes a la conservación y acceso a documentos de valor histórico.

Artículo 8. – Facultades del Archivero General de Puerto Rico.

Se faculta al Archivero General de Puerto Rico para:

1. Administrar el Archivo General y el Sistema de Archivos Históricos de acuerdo con las mejores prácticas para la conservación y acceso al patrimonio histórico documental.
2. Establecer las políticas, procedimientos y reglamentos necesarios para asegurar la conservación, acceso y difusión al patrimonio histórico documental, en colaboración con la Comisión Asesora del Archivo General.
3. Coordinar con el Programa los procedimientos y disposiciones para la conservación y traslado de documentos públicos una vez estos hayan sido identificados como de valor permanente.
4. Apoyar el Programa en el establecimiento de los periodos de retención de los documentos públicos.
5. Coordinar con otras dependencias del gobierno, como el PRITS y el Programa, el manejo adecuado de documentos digitales públicos a lo largo de su ciclo de vida, para asegurar su conservación y disposición acorde con esta Ley.
6. Fiscalizar la labor de los jefes de agencias, dependencias, alcaldes, directores y otros directivos del Gobierno de Puerto Rico autorizados a mantener documentos históricos en sus áreas para asegurar la conservación y acceso al patrimonio.
7. Requerir cuando sea necesario el traslado de:

i. Toda documentación existente bajo la soberanía española.

ii. Toda documentación que tenga más de cincuenta (50) años de existencia excluyendo aquellos que se hayan realizado los acuerdos pertinentes o que por razones de ley se prohíba su traslado.

iii. Toda documentación pública que haya pertenecido a una agencia extinta, a menos que tales hayan sido trasladados por ley a otra dependencia del Gobierno.

iv. Toda documentación pública que haya sido solicitada por el Archivo General o identificada mediante lista de disposición y que haya cumplido su periodo de retención o sea de interés histórico, excepto cuando la entidad de gobierno certifique por escrito que los documentos deben quedar bajo custodia para usarse en la administración corriente de los asuntos de las dependencias bajo su jurisdicción.

1. Intervenir mediante la confiscación de documentos públicos que estén en peligro de perderse ante un manejo inadecuado, cierres o consolidaciones de dependencias, traspasos sin autorización, entre otras medidas que pongan en riesgo la conservación y acceso al patrimonio histórico documental.
2. Certificar y expedir copias de aquellos documentos confiados a su custodia. El Archivero tendrá su sello oficial para la certificación de documentos del cual los tribunales deberán tomar conocimiento judicial.

Artículo 9. - Traslados, traspasos, depósitos, compras, donativos y documentos en el exterior.

(a) Traslado de documentos al Archivo:

i. El Archivero podrá aceptar el traslado al Archivo de documentos y manuscritos adquiridos, por compra o donación de particulares, que considere sean de suficiente valor para justificar su preservación.

ii. El Instituto de Cultura Puertorriqueña, al aceptar la donación de cualquier documento que no fuere de carácter público, obtendrá del cedente una renuncia de cualquier derecho de propiedad que pudiera corresponderle al cedente o una licencia de uso, y en caso de que el cedente fuere una tercera persona, tomará todas aquellas medidas convenientes para evitar la infracción de derechos de propiedad.

(b) Traspaso a otras entidades:

i. El Archivero podrá traspasar los documentos que no retenga a una dependencia o entidad educativa o cultural según se define el término en esta Ley. Las dependencias o entidades educativas o culturales a las cuales se traspasen los documentos deberán reunir los requisitos necesarios para mantener, conservar y utilizar los mismos conforme al propósito de conservación de documentos contenido en esta Ley y sus reglamentos.

ii. Cuando el Archivero determine traspasar los documentos a una dependencia o entidad educativa o cultural, estos deberán estar accesibles al público y no podrán venderse, permutarse, donarse, cederse o de ninguna otra forma podrá disponerse de los mismos. Los documentos traspasados a la dependencia o entidad educativa o cultural mantienen su carácter de documentos públicos y pertenecen al Gobierno de Puerto Rico. Si la dependencia o entidad cultural dejare de existir, o no interesare, mantuviere, conservare o utilizare los documentos que le fueron traspasados conforme los propósitos de esta Ley, los documentos revertirán al Archivo. No obstante, el Archivero podrá recuperar los documentos traspasados cuando, con posterioridad a la fecha del traspaso inicial, adquieran utilidad conforme los criterios establecidos en esta Ley y deban estar en el Archivo General.

iii. En el caso de los documentos de los exgobernadores, albergados bajo la Ley 290-2000, según enmendada, conocida como “Ley para Establecer el “Depositario de Archivos y Reliquias de Ex-Gobernadores y Ex-Primeras Damas de Puerto Rico”, estos podrán integrarse al Sistema de Archivos Históricos al custodiar documentos públicos y le aplicará esta Ley solo a la documentación pública.

iv. La entidad deberá presentar ante el Archivo General un informe anual sobre el estado y uso de los documentos traspasados.

(c) Depósito de documentos y manuscritos:

i. El Archivero General podrá aceptar en calidad de depósito ciertas colecciones y documentos públicos de valor histórico, siempre y cuando tenga el espacio, los recursos necesarios para su conservación y no esté en riesgo la conservación del patrimonio ya custodiado.

ii. El depósito se realizará mediante acuerdo de colaboración entre el Instituto de Cultura Puertorriqueña y la entidad o persona depositante. Los costos del depósito serán pagados por el depositante.

iii. El Archivo General no invertirá recursos en la conservación de estos documentos, excepto el beneficio de las diversas estrategias de conservación preventiva relacionadas al edificio.

iv. El depósito vendrá acompañado de un inventario detallado del contenido y tiene que ser entregado en cajas, ya sea de pie cúbico o de documentos identificadas.

v. El depositante tiene la responsabilidad de revisar sus documentos anualmente, en coordinación y colaboración del Archivo General. Cualquier necesidad identificada para con las mismas, el depositante será responsable de los costos.

vi. Se deberá establecer las instrucciones para el acceso, uso y reproducción del contenido, previo al depósito.

vii. El depósito tendrá una duración de cinco (5) años y podrá renovarse hasta un máximo de diez (10) años. Al concluir el periodo, las partes deberán acordar si los documentos serán donados al Instituto de Cultura Puertorriqueña o serán removidos del Archivo General, a costo del depositante. Posterior a los diez (10) años, si el depositante o persona responsable no responde en un periodo de un año a la decisión correspondiente, el depósito pasará automáticamente al Archivo General y la Comisión recomendará qué puede hacerse con la misma.

viii. El Archivero General podrá solicitar al depositante en un periodo menor de tiempo la consideración de donación o remoción, según las necesidades identificadas.

ix. El depositante podrá consultar los documentos, pero esto se debe hacer en coordinación con administración.

x. El depositante podrá remover a su costo los documentos depositados antes de la culminación del acuerdo mediante carta al Archivero General. En caso de necesitar remover ciertos documentos, deberá hacer la solicitud al Archivo General y coordinar la remoción y entrega.

(d) Documentos hallados en el exterior:

i. El Archivero General gestionará el traslado al Archivo de los documentos de interés permanente relacionados con la historia de Puerto Rico que pudieran encontrarse en el exterior. En caso de que no sea posible obtener el documento original pueda substituirse por micropelículas, o una reproducción de este a través de un medio digital u otra tecnología disponible.

Artículo 10. - Reproducción de documentos como evidencia.

1. Las reproducciones que se hagan de documentos que formen parte del Archivo, hechas de acuerdo con las normas establecidas y certificadas por el Archivero, serán admitidas en evidencia como si fueran los originales.
2. En caso de carecer de dicho documento o que por razones de conservación el documento no pueda ser reproducido, el Archivero emitirá una certificación detallando lo mismo.

CAPÍTULO III– PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS PARA EL GOBIERNO DE PUERTO RICO

Artículo 11. - Creación.

Se crea el Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno de Puerto Rico (“Programa”) adscrito al Instituto de Cultura Puertorriqueña. El Programa será dirigido por un Director designado por el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña y confirmado por la mayoría de la Junta de Directores del Instituto de Cultura Puertorriqueña. Esta designación tendrá una duración de cinco (5) años y podrá ser extendida una sola vez por otro término de cinco (5) años adicionales. El Director deberá mantenerse en su cargo hasta tanto se nombre un nuevo director. El Director podrá ser destituido por la Junta de Directores del Instituto de Cultura Puertorriqueña por justa causa, previa formulación de cargos y oportunidad de ser oído. En caso de destitución, quedará de forma interina el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña hasta que se nombre un director en propiedad.

Artículo 12. - Composición del Programa de Gestión de Documentos para el Gobierno de Puerto Rico.

El Programa incluirá las siguientes funciones para asegurar la sana gestión de documentos públicos:

1. Administración – Estará encargada de realizar todo trámite administrativo del Programa y servir de enlace con el Instituto de Cultura Puertorriqueña, el Archivo General y toda dependencia del Gobierno de Puerto Rico.
2. Fiscalización:
   1. Estará encargada de crear, mantener y asegurar el cumplimiento de la política pública para la conservación de información y documentos públicos y supervisará el cumplimiento con las leyes y la reglamentación aplicable, así como la gestoría de archivos activos e inactivos, mediante comunicación constante con los administradores, coordinadores y visitas directas.
   2. También estará encargada de proveer adiestramientos a los administradores y coordinadores y personas interesadas; desarrollar y mantener el material educativo; y ofrecer el curso y la certificación para los nombramientos.
   3. Además, trabajará directamente con los administradores de documentos del Gobierno de Puerto Rico para asegurar que cada dependencia tenga un local adecuado para archivos activos e inactivos y certificar los mismos; deberá documentar las transferencias que se realizan entre los archivos activos e inactivos del Gobierno de Puerto Rico y mantener una bitácora en aras que, en coordinación con las Divisiones de Evaluación y Transferencia de Documentos Físicos y de Documentos Digitales, se conozca de manera actualizada el paradero de la información y los documentos públicos; así como asegurar el funcionamiento de las oficinas de reciclaje.
   4. Estará encargada de mantener los estatutos y los reglamentos actualizados; recomendará los memorandos, cartas circulares, guías, manuales y todo documento que rija la gestión documental; realizará visitas periódicas a las dependencias del Gobierno de Puerto Rico para evaluar los programas de conservación de información y documentos públicos; recomendará al Director del Programa la imposición de multas por incumplimiento con este estatuto y sus reglamentos; y recomendará a las autoridades nominadoras de las dependencias del Gobierno de Puerto Rico la remoción de los administradores por incumplimiento con esta Ley y sus reglamentos.
   5. Cualquier otra función similar que se le asigne por el Director del Programa.
3. Evaluación y Transferencia de Documentos Físicos - Estará encargada del recibo y evaluación de las listas de disposición, los inventarios anuales y las solicitudes de dispensas de emergencias de información o documentos físicos en colaboración con el Archivo General; trabajará y mantendrá actualizadas las listas maestras de los periodos de retención; dará seguimiento a las dependencias del Gobierno de Puerto Rico sobre los periodos de cumplimiento; estará encargada de la coordinación con las dependencias del Gobierno de Puerto Rico de transferencias de documentos al Archivo General; coordinará esfuerzos de disposición o almacenaje de documentos públicos según transcurrido el periodo de retención, además de cualquier otra función similar que se le asigne por el Director del Programa.
4. Evaluación y Transferencia de Documentos Digitales - Estará encargada de establecer la colaboración con las entidades pertinentes para mantener y asegurar el cumplimiento de la política pública para la conservación y disposición de documentos digitales a través de su ciclo de vida; publicar los parámetros para el almacenamiento y custodia adecuada de los documentos digitales en las dependencias gubernamentales; corroborar el funcionamiento adecuado de los sistemas de almacenamiento y resguardo de los documentos digitales, los sistemas de preservación digital y los planes de retención de documentos públicos digitales de las dependencias gubernamentales; las políticas y procedimientos para la digitalización, migración y transferencia de contenido análogo a digital; y recibir y evaluar las listas de disposición de documentos digitales de las dependencias gubernamentales, enviar al Archivero General para determinar si interesa el traslado de documentos públicos por su valor histórico, además de cualquier otra función similar que se le asigne por el Director del Programa.

Artículo 13. - Funciones, Poderes y Facultades del Programa de Gestión de Documentos para el Gobierno de Puerto Rico.

El Programa tendrá las siguientes funciones, poderes y facultades:

1. Establecer, mantener y asegurar el cumplimiento de la política pública para la conservación y disposición de documentos públicos.
2. Supervisar y fiscalizar el cumplimiento de las leyes y la reglamentación aplicable a la gestión de documentos públicos durante todo su ciclo de vida en las diversas dependencias gubernamentales.
3. Establecer y publicar los parámetros para el almacenamiento y custodia adecuada de los documentos activos e inactivos en las dependencias gubernamentales y certificar los mismos si cumplen con los parámetros establecidos.
4. Fiscalizar periódicamente los archivos activos e inactivos, para asegurar su cumplimiento con las leyes y reglamentos establecidos.
5. Desarrollar y llevar a cabo los programas de adiestramientos para los administradores de documentos públicos, coordinadores y todo funcionario que esté involucrado en la creación o manejo de documentos a través de su ciclo de vida; así como la certificación a administradores de documentos públicos para ejercer en el cargo.
6. Supervisar el cumplimiento de las dependencias con las designaciones de administradores de documentos públicos y coordinadores.
7. Solicitar y mantener los inventarios, planes anuales y transferencias realizadas entre los archivos activos e inactivos de las dependencias gubernamentales.
8. Fiscalizar los programas de reciclaje en las dependencias para asegurar la destrucción adecuada de los documentos públicos.
9. Establecer y asegurar el cumplimiento de los planes de retención de documentos públicos de las dependencias y mantendrá actualizadas y públicas las listas maestras de los periodos de retención.
10. Recibir y evaluar las listas de disposición de las dependencias, enviar al Archivero General de Puerto Rico para determinar si interesa el traslado de documentos públicos por su valor histórico.
11. Recibir, evaluar y tramitar las dispensas de emergencia.
12. Emitir multas a las dependencias por incumplimiento con las leyes, reglamentos y estatutos del Programa.
13. Visitar y fiscalizar periódicamente las dependencias para asegurar el cumplimiento del Programa y emitir informes con los hallazgos y recomendaciones.
14. Coordinar y recibir los inventarios anuales de documentos públicos de todas las dependencias.
15. Estar al tanto de los trámites de las dependencias para el traslado de documentos públicos al Archivo General de Puerto Rico.
16. En colaboración con las instituciones pertinentes, establecer, mantener y asegurar el cumplimiento de la política pública para la conservación y disposición de documentos digitales a través de su ciclo de vida en las diversas dependencias.
17. Establecer y publicar los parámetros para el almacenamiento y custodia adecuada de los documentos activos e inactivos digitales en las dependencias.
18. En colaboración con las instituciones pertinentes, fiscalizar periódicamente los sistemas de almacenamiento y resguardo de los documentos digitales, para asegurar su cumplimiento con las leyes y reglamentos establecidos.
19. En colaboración con las instituciones pertinentes, establecer y monitorear el cumplimiento de los sistemas de preservación digital y los planes de retención de documentos públicos digitales de las dependencias.
20. En colaboración con las instituciones pertinentes, establecer las políticas y procedimientos para la digitalización, migración y transferencia de contenido análogo a digital.
21. Recibir y evaluar las listas de disposición de documentos digitales de las dependencias, para enviar al Archivero General y determinar si interesa el traslado de documentos públicos por su valor histórico.

Artículo 14. - Facultades del Director del Programa.

Se faculta al Director del Programa para:

1. Administrar el Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno de Puerto Rico y asegurar el pleno funcionamiento del Programa, acorde con las mejores prácticas para la administración de documentos públicos.
2. Establecer las políticas, procedimientos y los reglamentos necesarios para asegurar la adecuada gestión de documentos públicos a través de todo su ciclo de vida.
3. Coordinar con el Archivero General de Puerto Rico los procedimientos y disposiciones para la conservación y traslado de documentos públicos una vez estos hayan sido identificados como de valor permanente.
4. Coordinar con las instituciones pertinentes, como el Puerto Rico Innovation and Technology Service (PRITS), la Oficina de Administración de los Tribunales, la Oficina de Servicios Legislativos y el Archivo General, el manejo adecuado de documentos digitales públicos a lo largo de su ciclo de vida, para asegurar su conservación y disposición acorde con esta Ley.
5. Fiscalizar la labor de los jefes de departamentos, agencias y dependencias, alcaldes, directores y otros funcionarios del Gobierno de Puerto Rico para asegurar el pleno cumplimiento de esta Ley, al ser ellos los responsables de la implementación del Programa en sus respectivas áreas.
6. Establecer los requisitos, funciones, responsabilidades y procedimientos para designar o relevar a los administradores de documentos, coordinadores y otro personal relacionado al manejo de documentos públicos en las diversas dependencias del Gobierno de Puerto Rico.
7. Establecer mediante reglamento las alternativas viables de destrucción de documentos públicos que no sean considerados de valor permanente.

Artículo 15. – Fiscalización.

1. El Programa tiene el deber por ley de fiscalizar la gestión de documentos públicos del Gobierno de Puerto Rico. Cada dependencia del Gobierno deberá recibir el personal del Programa y brindarle toda la información solicitada durante los periodos de fiscalización.
2. El Programa no está obligado a coordinar o notificar previamente las visitas de fiscalización. Por ejemplo, de existir motivos fundados para creer de un manejo inadecuado de documentos públicos, el personal del Programa se puede presentar a la dependencia y esta tiene el deber de recibir y mostrar los espacios en la visita. El Administrador de documentos del Programa será responsable de recibirle. De no estar presente al momento, se podrá sustituir por un coordinador.
3. El Programa remitirá un informe con los hallazgos y la dependencia tendrá un periodo de seis (6) meses a un año, según lo dicte el Programa, para hacer los ajustes necesarios para cumplir con la administración de documentos públicos.
4. De ser necesario, se solicitará la intervención de otras dependencias del Gobierno como la Oficina del Contralor, el Inspector General, la Oficina de Administración de los Tribunales, la Oficina de Servicios Legislativos y el Archivo General de Puerto Rico para asegurar la sana gestión de documentos públicos.

CAPÍTULO IV - REGLAMENTACIÓN

Artículo 16. Facultad para crear normas administrativas.

El Archivo General o el Programa deberán redactar la reglamentación que dirigirá las mejores prácticas para la sana administración de documentos públicos. Esta debe incluir, pero sin limitarse a, los siguientes elementos:

1. Dictar las normas sustantivas y procesales que deberán seguirse en los sistemas de archivo (activo, inactivo e histórico) de todo el Gobierno de Puerto Rico.
2. Establecer los requisitos de los espacios de almacenamiento de los documentos públicos.
3. Establecer las normas, métodos y técnicas de conservación de documentos públicos a través de su ciclo de vida, independientemente de su formato.
4. Establecer las normas, métodos y técnicas de digitalización de documentos públicos.
5. Establecer los requisitos que se exigirán a los administradores y coordinadores, sus funciones y responsabilidades, los procedimientos para su designación, la intervención con estos y para el relevo de sus funciones.
6. Establecer los requisitos y responsabilidades que se exigirán a los directores de los archivos históricos.
7. Establecer los periodos de retención para cada instrumentalidad del Gobierno de Puerto Rico, en colaboración con los jefes, administradores de documentos y el Archivo General, incluyendo su evaluación y actualización.
8. Establecer los procesos de conservación y acceso de documentos públicos para todo el Gobierno de Puerto Rico.
9. Indicar las categorías y tipologías documentales para clasificar los mismos según su naturaleza y características, incluyendo:
   • 1. Documentos cubiertos por legislación estatal o contrato con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen fondos a programas públicos del país, que obliguen a conservarlos sin límite de tiempo o por tiempo determinado. Estos documentos no podrán ser destruidos sin autorización expresa de ley, y sin que el jefe de la dependencia haya determinado previamente, con la aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la dependencia, la inutilidad de tales documentos, tanto para fines públicos como para fines de interés particular.
     2. Documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de cuentas y operaciones fiscales. El período de conservación de estos documentos se establecerá mediante reglas que preparará el Secretario del Departamento de Hacienda, después de consultar al Contralor. Al promulgar estas reglas, el Secretario deberá tener en cuenta los contratos con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen dinero a programas públicos en Puerto Rico, que requieran la conservación de documentos fiscales relativos al funcionamiento del programa al cual contribuyen, para propósitos de intervención fiscal.
     3. Documentos no comprendidos en las categorías (i) y (ii) que deban ser conservados por determinado tiempo o indefinidamente por constituir evidencia de título sobre propiedad pública o particular, o por cualquier razón de ley que justifique o haga necesaria su conservación.
     4. Documentos no comprendidos en las categorías (i), (ii) y (iii) pero que, por su utilidad administrativa de uso diario en las operaciones de la dependencia, o por la información contenida, sean necesarios para constatar hechos pasados importantes o para utilizarse como referencia al proyectar futuras operaciones y trazar pautas de programas.
     5. Documentos que por no estar comprendidos en las categorías (i), (ii), (iii) y (iv) están listos para ser destruidos o trasladados al Archivo General.
10. Establecer los protocolos para seleccionar y publicar los documentos públicos que por razón de su contenido se considerarán confidenciales, los cuales no estarán sujetos a ser inspeccionados por cualquier ciudadano. Estos deberán ser específicos y limitativos. No podrá considerarse como dentro de estas clases ningún documento que no hayan expresamente definido en el reglamento.
11. Indicar el procedimiento correcto para la disposición de los documentos y documentos públicos para que estos sean irreproducibles.
12. Establecer procedimientos sobre la venta y disposición en contenedores de documentos y documentos públicos.
13. Indicar el procedimiento correcto para la disposición de los documentos públicos confidenciales, en colaboración con los jefes de las dependencias.
14. Establecer el procedimiento para la evaluación y tratamiento de documentos de valor permanente, en colaboración con el Archivo General.
15. Establecer el procedimiento para la evaluación y tratamiento de documentos de valor histórico.
16. Establecer los procedimientos para el traslado de documentos públicos a los archivos históricos que pertenecen al Sistema y al Archivo General.
17. Establecer los procedimientos para el procesamiento, organización y la consulta de documentos históricos.
18. Establecer los procedimientos para el manejo, conservación y acceso a los documentos digitales.
19. Establecer las políticas y procedimientos para la implementación de estrategias de preservación digital.
20. Establecer los formularios necesarios para uniformar los procedimientos del Programa y el Archivo General.
21. Cualquier otra materia relacionada con los esfuerzos de conservación de información y documentos públicos y que sea menester reglamentar para su buen funcionamiento.

CAPÍTULO V - PENALIDADES

Artículo 17. – Multas.

El incumplimiento con cualquier disposición de esta Ley o con los reglamentos aprobados por virtud de la misma estarán sujetos a una multa mínima de quinientos (500) dólares y máxima de cinco mil (5,000) dólares, además de una posible pena de reclusión de hasta seis (6) meses, por infracción. La multa podrá ser determinada e impuesta por el Archivo General o por el Programa. Si la dependencia pública, o el jefe de la agencia o dependencias, el alcalde, el director u otro directivo del Gobierno de Puerto Rico objeto de la multa no estuviera de acuerdo con los hallazgos, recomendaciones o multas emitidas, tendrá un periodo de treinta (30) días para solicitar la revisión de la misma ante el Instituto de Cultura Puertorriqueña.

CAPÍTULO VI - DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL GOBIERNO DE PUERTO RICO

Artículo 18. - Deberes del Gobierno de Puerto Rico.

Cada jefe de agencia, dependencia, alcaldes, directores y otros directivos del Gobierno de Puerto Rico será responsable por velar por el cumplimiento con los siguientes deberes:

(a) Designar un Administrador de documentos y los coordinadores necesarios para la gestión de documentos públicos.

i. Cada dependencia del Gobierno de Puerto Rico deberá contar con un Administrador de documentos, que será responsable de administrar el Programa dentro de la misma.

ii. Por su parte, los coordinadores serán responsables de gestionar los documentos en las diversas dependencias u oficinas del Gobierno de Puerto Rico y estos serán nombrados según la necesidad de la entidad o por recomendación del Programa de acuerdo con el tamaño o complejidad de la misma.

(b) Establecer en colaboración con el Programa y el Archivo General los periodos de retención de documentos de las diversas series documentales y de revisión cada cinco (5) años para asegurar se resguarde o disponga la información según las necesidades.

• • 1. Cada oficina del Gobierno de Puerto Rico deberá preparar su lista de periodos de retención y enviarla para evaluación y aprobación del Programa y el Archivo General. Esta será detallada según las series documentales establecidas. Los documentos confidenciales deberán incluirse en una lista distinta.
    2. Según las leyes y reglamentos vigentes, el Programa revisará la lista, emitirá comentarios y una vez finalizada, será aprobada.
    3. Los periodos de retención serán publicados y estarán accesibles al público.
    4. Cada cinco (5) años, toda agencia u oficina del Gobierno de Puerto Rico deberá revisar sus periodos de retención y someterlos al Programa para certificarlos o realizar los cambios pertinentes.
    5. De requerirse cambios antes de la fecha dictada, se podrán hacer mediante carta al Director del Programa por el jefe del ente detallando en la solicitud los periodos a evaluar, justificación para solicitar cambio, impacto esperado y nueva propuesta para su disposición. El Director del Programa evaluará la solicitud y aprobará o no dicho cambio. La enmienda deberá ser publicada junto a los periodos establecidos y a los cincos (5) años adecuar la lista con los cambios surgidos.

(c) Realizar y someter al Programa un inventario anual de todos los documentos públicos existentes en sus respectivas dependencias, según el formulario dictado por el Programa.

i. El inventario anual deberá incluir todas las series documentales, tipología y localización.

(d) Preparar y presentar al Programa anualmente listas de disposición de documentos de acuerdo con los periodos de retención, según el formulario y procedimiento dictado por el Programa.

i. Se preparará como mínimo una lista de disposición anual. Si la entidad carece de documentos que hayan cumplido con su periodo de retención, deberá emitir una carta al Programa indicando que ese año no se someterán listas.

ii. El Programa remitirá al Archivo General la lista y el Archivero, las examinará y determinará si interesa retener algún documento para su continua conservación en el Archivo.

iii. El Archivero notificará su determinación dentro de un término máximo de sesenta (60) días.

iv. Los documentos reclamados por el Archivero serán trasladados al Archivo según los métodos indicados. El Archivero extenderá un certificado de recibo. Si se determina que los documentos se trasladen a una dependencia o entidad educativa o cultural, estas extenderán un certificado de recibo a los funcionarios transferidores.

v. Aquellos documentos que el Archivero no reclame podrán ser destruidos por los Administradores de Documentos previa autorización expresa del Programa.

(e) Se le requerirá mantener y publicar el inventario de los documentos que serán sometidos para disposición, cuatro (4) meses antes de cumplir el periodo de retención para evaluación y comentarios de la ciudadanía.

Se deberá hacer accesible un formulario para que puedan emitir comentarios al respecto que permitan recibir y evaluar el cuestionamiento.

• • 1. Este será discutido con el Programa y se emitirá públicamente la respuesta a la solicitud.

(f) Cada entidad gubernamental deberá mantener un inventario interno de los documentos aprobados para disposición o traslado. Esto se convertirá en un registro maestro de cada entidad sobre la documentación existente y estará disponible para revisión del Archivo General en caso de ser solicitada.

• • 1. Se debe incluir su clasificación, periodo de retención, cantidad de documentos aprobados para disposición, disposición o traslado y espacio de almacenamiento liberado.
    2. Debe formar parte de los informes anuales que se someten a la Oficina del Gobernador o a la Legislatura, según se soliciten, y en los informes de transición.

(g) Todas las entidades de gobierno remitirán a la Biblioteca Nacional de Puerto Rico y a la Colección Puertorriqueña de la Universidad de Puerto Rico una copia o ejemplar de toda información, boletín, revista o libro que se publique y circule en el Gobierno de Puerto Rico.

Artículo 19.- Gestión interna de documentos y manejo de archivos activos, inactivos y permanentes.

1. Cada dependencia deberá proveer los recursos necesarios para la gestión adecuada de documentos públicos.
2. Cada dependencia deberá redactar un manual de procedimientos internos, según la guía establecida por el Programa, para la gestión de documentos públicos que deberá ser sometido y aprobado por el Programa.
3. Según los requisitos establecidos por el Programa, cada dependencia deberá proveer y mantener un espacio de almacenamiento adecuado para los documentos públicos.
   1. Se requiere que cada dependencia del Gobierno de Puerto Rico tenga destinado un espacio de almacenamiento para los documentos activos, inactivos y de valor permanente.
      • 1. Para asegurar el acceso a la información, la documentación de valor permanente para la dependencia gubernamental se mantendrá almacenada en los predios de esta por un periodo de veinte (20) o cincuenta (50) años según dictado por el Programa. Al cumplir el periodo, se podrá solicitar su evaluación por el Archivo General para determinar si este tiene valor histórico y deberá ser trasladado o conservado por la dependencia. La dependencia deberá mantener un inventario de dicha documentación y someterla al Archivo General anualmente.
4. Se deberá adecuar un espacio que permita la consulta de documentos activos, inactivos y permanentes según dispuesto por la Ley 141-2019, conocida como “Ley de Transparencia y Procedimiento Expedito para el Acceso a la Información Pública”.
5. Cada dependencia deberá contar con una Oficina de Reciclaje, que trabajará en conjunto con el Administrador de documentos y los coordinadores para la disposición adecuada de documentos que fueron aprobados para destrucción.
   1. En la Oficina ubicarán las trituradoras de papel. Para asegurar que no haya destrucción de documentos no autorizados, las trituradoras no estarán autorizadas en ninguna otra área de las dependencias, a excepción que el Programa otorgue un permiso temporero o especial.

Artículo 20.- Disposición de documentos públicos.

1. La única manera legal de disposición de documentos públicos es mediante las listas de disposición o dispensas de emergencia.
   • 1. No se destruirá, enajenará, obsequiará, alterará o dispondrá de ningún documento perteneciente a cualquier dependencia del Gobierno de Puerto Rico a menos que sea de conformidad con lo dispuesto en esta Ley. Toda persona que ejecute una de estas acciones sobre cualquier documento público estará sujeto a las disposiciones de los Artículos 256, 257 y 258 de la Ley 146-2012, según enmendada, conocida como “Código Penal de Puerto Rico”.
2. Para realizar un control adecuado de los papeles que se generan día a día y que no se consideran documentos públicos, cada oficina deberá contar con zafacones de reciclaje destinados para este propósito.
   • 1. Se prohíbe echar papeles o documentos públicos en los zafacones o contenedores regulares.
     2. Los documentos públicos que sean copias, impresiones de trabajo y otras versiones como borradores, deberán ser compilados por los administradores de documentos y dispuestos, según lo que dicten los periodos de retención para este tipo de documentos.
3. La dependencia del Gobierno no puede tomar acción con los documentos públicos que estén siendo evaluados para su conservación o disposición hasta recibir de parte del Programa y el Archivo General la determinación oficial.
   • 1. Aquellos documentos que el Archivero no reclame y previa autorización expresa del Programa, podrán ser destruidos, según los métodos discutidos en esta Ley o los reglamentos pertinentes.
4. Se deberá coordinar con el Archivo General el traslado de los documentos que así se haya dispuesto.
   • 1. El Archivo General es la única entidad autorizada a aprobar el traslado de documentos públicos a otra dependencia o entidad privada. De esta ser la determinación, se seguirán las estipulaciones dispuestas en el Artículo 9 del Capítulo 2.
     2. Al completar el traslado, se entregará un formulario que deberá ser completado en su totalidad y presentado al Programa.
5. Los documentos que sean aprobados para su destrucción deberán cumplir con las leyes y reglamentos aplicables de política pública asegurando todo el tiempo que no se reproduzca ni pueda reconstruirse dicho documento.
   • 1. Para documentos en papel o medios audiovisuales su disposición será en contenedores designados para dichos propósitos y deberá ser coordinado a través de la Oficina de Reciclaje y la Oficina de Tecnología para audiovisuales.
     2. Para documentos digitales, la Oficina de Tecnología deberá establecer los procedimientos para destruir y eliminar del disco duro la información, según dispuesto por PRITS. Esta no deberá ser recuperable una vez designada su destrucción.
     3. Además, se deberán establecer mecanismos para proteger y recuperar aquella documentación que no haya sido aprobada para destrucción y que haya sido dispuesta de manera ilícita.
6. En caso de ocurrir una emergencia con los documentos públicos bajo su custodia, el jefe de una entidad de Gobierno puede solicitar una dispensa de emergencia. Esta solo será aplicable cuando los documentos han sido afectados por un evento natural o un accidente que pone en peligro la integridad de estos y puede afectar la salud.
   • 1. Se solicitará mediante una carta que detalle la emergencia, la fecha en que ocurrió, las series documentales afectadas, los años inclusivos, y los daños que afectan los documentos.
     2. El Programa y el Archivo General tienen la potestad de aprobar o no una dispensa y emitir multas a la entidad si se entiende que la ocurrencia es resultado de la negligencia o no se atendió con premura.

Artículo 21.- Disposiciones específicas para Municipios y Dependencias del Gobierno con documentos históricos, creación del Sistema de Archivos Históricos Públicos.

1. A pesar de que el Archivo General es la entidad que custodia la documentación histórica de Puerto Rico, se reconoce que los municipios y varias dependencias del Gobierno que deben a su vez mantener documentos históricos (de más de cincuenta (50) años), ya sea porque la documentación que tienen es necesaria para sus gestiones diarias, porque existen leyes que especifican la localización y custodia de ciertos documentos, o porque se atienden diversos niveles de conservación según las necesidades de cada uno.
2. Para atender de forma uniforme y asegurar la conservación y acceso adecuado a dicha documentación pública se establece el Sistema de Archivos Históricos Públicos (“Sistema”). Este estará compuesto por archivos históricos municipales y archivos históricos en las diversas dependencias, corporaciones, universidades públicas y cualquier otra entidad pública del Gobierno de Puerto Rico que tenga bajo su custodia documentos históricos.
   • 1. El Sistema de Archivos Históricos Públicos será administrado por el Archivero General de Puerto Rico o su delegado y se regirá por las prácticas y procedimientos establecidos por el Archivo General de Puerto Rico al ser custodios de documentos de valor histórico y permanente.
     2. Se deberá designar por el jefe de la agencia, un Director del archivo histórico que será responsable de aplicar las leyes y reglamentos pertinentes.
        1. Este coordinará los trabajos con el Archivero General de Puerto Rico, quien estará a cargo de la fiscalización de sus labores.
        2. Trabajarán de la mano con los administradores de documentos para asegurar la identificación de documentos históricos.
     3. Se regirán por las mismas leyes y reglamentos dictados en esta Ley.
        1. Se requerirá la creación de manuales de procedimientos internos a ser aprobados por el Archivo General.
     4. Los traslados de documentos públicos a los archivos que pertenecen al Sistema se realizarán mediante listas de disposición y de acuerdo con los periodos de retención acordados por el Programa y el Archivo General.
        1. El Archivero General, mediante la evaluación de las listas, hará la recomendación de traslado y se coordinará con el Director del archivo su recibimiento.
           1. El Director del archivo se incluirá en las comunicaciones entre el Programa y el Archivo para constancia.
     5. Deberán someter informes anuales sobre la documentación bajo su custodia.
3. Municipios:
   • 1. Se requerirá que cada municipio cree, mantenga y le provea los recursos necesarios para el establecimiento de un Archivo Histórico Municipal, siempre y cuando los recursos económicos municipales lo permitan.
        1. Se mantendrán los archivos históricos que existen al momento del establecimiento de esta Ley de San Germán, Mayagüez, Ponce, Caguas y Carolina, pero se acogerá a los nuevos procedimientos aquí listados.
     2. Los municipios que no deseen mantener la custodia permanente de los documentos históricos y trasladar los mismos al Archivo General, lo podrán hacer mediante solicitud al Archivo General y el establecimiento de un acuerdo de colaboración con el Instituto de Cultura Puertorriqueña.
     3. Las especificaciones sobre los espacios de almacenamiento serán dictados por el Archivo General, evaluando caso a caso, tomando siempre en consideración la disponibilidad de locales, el presupuesto y la necesidad específica de cada municipio.
     4. Los documentos trasladados son de carácter público y se mantendrán como documento público. Estos podrán ser consultados y deberá proveerse acceso de forma gratuita. Se deberá habilitar una sala o área designada de consulta que permita a la ciudadanía la consulta de los documentos públicos.
     5. De interesar recibir donaciones de colecciones privadas, se deberá realizar mediante acuerdo de donación y en coordinación con el Archivo General.
        1. El recibo de estas colecciones no podrá poner en riesgo la conservación de los documentos públicos.
4. Rama Legislativa, Rama Judicial y la Oficina del Contralor de Puerto Rico:

La Rama Legislativa, Rama Judicial y sus respectivas dependencias, y la Oficina del Contralor, en cumplimiento con los preceptos establecidos en la Constitución de Puerto Rico, implementarán sus propios programas de administración de documentos públicos de la Rama Legislativa y la Rama Judicial, y sus dependencias, y la Oficina del Contralor. Sin embargo, la Rama Legislativa y la Rama Judicial, y sus dependencias, y la Oficina del Contralor podrán transferir documentos históricos al Archivo General, mediante acuerdos colaborativos y en cumplimiento con las disposiciones de esta Ley.

1. Otras entidades custodias de documentos públicos:
   • 1. Podrán formar parte del Sistema los Depositarios de Archivos y Reliquias de Ex-Gobernadores y Ex-Primeras Damas de Puerto Rico (Ley 290-2000, según enmendada) al mantener documentación histórica de carácter público.
     2. Una vez los documentos públicos de índole histórico hayan cumplido su periodo de retención, podrán ser trasladados, con el aval del Programa y el Archivo General, a la entidad que será su custodia.
     3. En caso de no existir una entidad legalmente registrada, estos pasarán al Archivo General de Puerto Rico.

(f) Registro

• • 1. Se creará un Registro de aquellos archivos históricos ubicados en las diversas dependencias del Gobierno, municipios y otras entidades y que forman parte del Sistema.

Artículo 22. – Responsabilidades adicionales.

Los jefes de agencias, dependencias, alcaldes, directores y otros directivos del Gobierno de Puerto Rico serán responsables por el incumplimiento con las disposiciones de esta Ley y estarán sujetos a las multas establecidas.

CAPÍTULO VII- CLÁUSULAS TRANSITORIAS Y FINALES

Artículo 23.- Cláusula Transitoria.

Las disposiciones de esta Ley no podrán ser utilizadas como fundamento para el despido de ningún empleado con un puesto regular. De igual forma, todo reglamento y transacción de personal deberá cumplir con lo establecido en la Ley 8-2017, según enmendada, conocida como “Ley para la Administración y Transformación de los Recursos Humanos en el Gobierno de Puerto Rico”. Los empleados que como resultado de la implementación de esta Ley puedan ser transferidos a otras áreas o dependencias, conservarán todos los derechos adquiridos conforme a las leyes, normas, convenios colectivos y reglamentos que les sean aplicables, así como los privilegios, obligaciones y estatus respecto a cualquier sistema existente de pensión, retiro o fondo de ahorro y préstamo establecidos por ley, a los cuales estuvieren acogidos antes de la aprobación de esta Ley y que sean compatibles con lo dispuesto en la Ley 26-2017, según enmendada, conocida como “Ley de Cumplimiento con el Plan Fiscal”.

Los administradores de documentos bajo la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, permanecerán en sus puestos hasta tanto las autoridades nominadoras de las dependencias del Gobierno de Puerto Rico bajo su jurisdicción puedan designar administradores de documentos nuevos conforme a esta Ley, o confirmar la continuidad del Administrador incumbente. Todas las normas y reglamentos adoptados en el Gobierno de Puerto Rico conforme la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, supra, continuarán en vigencia hasta tanto el Programa adopte las normas y reglamentación sustitutiva conforme esta Ley.

Artículo 24.- Cláusula de Supremacía.

En caso de que las disposiciones de esta Ley estén en conflicto con las disposiciones de cualquier otra ley, las disposiciones de esta Ley prevalecerán.

Artículo 25.- Cláusula de Salvedad.

Si cualquier parte de esta Ley fuese declarada inválida o inconstitucional por un tribunal de jurisdicción competente, la sentencia dictada a ese efecto no afectará, perjudicará o invalidará el resto de esta Ley, quedando sus efectos limitados a la parte específica de esta Ley que fuere así declarada inválida o inconstitucional. Los encabezamientos de los artículos o secciones de esta Ley sólo se incluyen para referencia y conveniencia y no constituyen parte alguna de esta Ley.

Artículo 26.- Derogación de Ley.

Por la presente se deroga la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como “Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico”.

Artículo 27. – Exclusiones.

Las colecciones, materiales históricos, documentos, libros, artefactos, películas, fotografías, videos, obras de arte, muebles y documentos de dependencias e instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico custodiadas por el Archivo General de Puerto Rico, y la Colección de Ex-Gobernadores, quedan excluidas y exentas de las Leyes 122-2019 y 141-2019. Estas colecciones y materiales históricos deberán estar disponibles a la ciudadanía sujeto a los procedimientos delineados en los reglamentos del Archivo General para así garantizar que las medidas necesarias para su conservación se están tomando.

No obstante, lo anterior, las Leyes 122-2019 y 141-2019 aplicarán a la administración del Archivo General.

Artículo 28.- Implementación.

Se proveerá un periodo de tres (3) años, contados a partir de la fecha de su vigencia, para realizar los trámites de transición necesarios para hacer valer lo establecido en esta Ley.

Artículo 29.- Vigencia.

Esta Ley entrará en vigor inmediatamente después de su aprobación.