GOBIERNO DE PUERTO RICO

20 ma.	Asamblea	1ra.	Sesión
	Legislativa		Ordinaria

SENADO DE PUERTO RICO
P. del S. 70
  2 de enero de 2025
Presentado por el señor Rivera Schatz
Referido a las Comisiones de Ciencia, Tecnología e Inteligencia Artificial ; y de Gobierno

LEY

Para enmendar los Artículos 1, 4, 15 y derogar los Artículos  3 y 4A y añadir unos nuevos Artículos 3 y 4A a la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico", a los fines de mejorar la gerencia tecnológica del gobierno con alcances estatutarios uniformes relacionados con la validez legal, la producción, reproducción, utilización, transmisión, recibo, emisión y conservación de los documentos públicos en formatos electrónicos y digitales; y para otros fines relacionados.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

Con el objetivo, de disminuir los altos costos y las complicaciones administrativas derivadas del uso y almacenamiento masivo de papel se reconoce ampliamente la necesidad de adoptar documentos públicos en formatos electrónicos y digitales. Esta acción no solo representa un avance en la eficiencia del gobierno, sino que también responde a la urgencia de adaptar los procesos administrativos a las tecnologías actuales.
Con la promulgación de la Ley Núm. 63 de 4 de junio de 1979, se enmendó la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, reconociendo la validez legal de los documentos electrónicos, dado su valor fiscal, administrativo, informativo e histórico. Esta modificación estableció que las reproducciones en microfotografía, fotocopia, reproducción fotográfica en miniatura u otros métodos electrónicos de dichos documentos sean igualmente aceptados como evidencia con el mismo valor que los originales.
Cónsono con estos avances, la Ley Núm. 151-2004, conocida como la "Ley de Gobierno Electrónico", y la Ley Núm. 148-2006, la "Ley de Transacciones Electrónicas", también han establecido la validez de los documentos públicos electrónicos y digitalizados tanto en el ámbito gubernamental como en el sector privado, facilitando transacciones más ágiles y seguras.
No obstante, en algunos sectores del gobierno existen reglamentos y directrices que siguen exigiendo la conservación y presentación de documentos originales en papel, aun cuando estos estén disponibles en formatos electrónicos o digitales. Esta insistencia en el uso del papel ha llevado a una acumulación innecesaria de millones de documentos que, en muchos casos, se almacenan durante periodos de hasta 50 años. Esta práctica no solo resulta contradictoria a la normativa vigente, sino también económicamente insostenible para los contribuyentes. Además, genera ineficiencias en la administración pública, retrasa los procesos y afecta negativamente la calidad de los servicios ofrecidos a la ciudadanía. A esto se suma la preocupación ambiental, ya que el almacenamiento masivo de papel contribuye al deterioro del medio ambiente debido al exceso de recursos empleados y el impacto negativo en la salud de los empleados por la deficiente calidad del aire en oficinas saturadas de documentos.
Hoy en día, las tecnologías digitales ofrecen soluciones que no estaban disponibles en 1955, y la inversión en estas tecnologías es cada vez mayor. Sin embargo, el uso continuado de papel obliga al gobierno a destinar decenas de millones de dólares anuales en equipos, materiales y espacio de almacenamiento, sumando gastos cada vez mayores. Además, esto deriva en la subutilización del recurso humano, que se ve obligado a gestionar tareas repetitivas relacionadas con el papel, cuando este mismo recurso podría destinarse a labores más productivas que favorezcan el bienestar de la ciudadanía.
Desde la promulgación de la Ley Núm. 188-1998, la "Ley de Firmas Digitales de Puerto Rico", se reconoció que las firmas digitales tienen la misma validez que las firmas manuscritas. Sin embargo, el gobierno aún no ha implementado adecuadamente esta Ley, y varias agencias públicas continúan negándose a aceptar documentos firmados digitalmente, a pesar del mandato legislativo que así lo establece.
Esta Ley tiene como objetivo uniformar los procedimientos relacionados con la validez legal, producción, reproducción, utilización, transmisión, recepción, emisión y conservación de los documentos públicos en formatos electrónicos y digitales. De igual manera, establece la supremacía de esta ley sobre cualquier otra norma, reglamento o procedimiento administrativo que contravenga sus disposiciones, y crea mecanismos para resolver arbitrariedades o interpretaciones inconsistentes.
Finalmente, esta Ley no afecta ni modifica las disposiciones de la Ley Núm. 5 de 1955 en lo relacionado con la conservación de documentos físicos que tengan valor histórico ni con la clasificación de documentos confidenciales. Tampoco elimina el requisito de conservar aquellos documentos públicos que no estén disponibles en formatos electrónicos o digitales, garantizando así la protección de la información sensible y de valor histórico.
DECRÉTASE POR LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO:

Sección 1.- Se enmienda el Artículo 1 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico", para que lea como sigue:
"Artículo 1. - Propósito.
Los documentos públicos de Puerto Rico están sufriendo actualmente grave deterioro por la acción del tiempo y las malas condiciones que rodean su conservación y archivo. El Estado destina anualmente sumas considerables de dinero para equipo y para espacio adicional donde colocar sus archivos, pero este esfuerzo por sí solo no basta para remediar una situación que se torna más y más difícil cada día.
…
Con los avances tecnológicos del siglo XXI también se reconoce la validez fiscal, contable, administrativa, legal y judicial de todo documento público en formato electrónico o digital, aunque no esté disponible en papel u original. En este aspecto, el propósito fundamental de la política pública es crear las condiciones para la más pronta eliminación de la utilización y la acumulación de papel en la gerencia y las operaciones administrativas del Gobierno de Puerto Rico."
Se aprueba esta [ley] Ley para lograr dicho propósito, y a la vez [que] descongestionar miles de gavetas de archivo donde se conservan los documentos inservibles y desalojar miles de pies cúbicos de espacio que representan un gasto innecesario para el [estado] Estado." 
Sección 2.- Se deroga el actual Artículo 3 y se sustituye por un nuevo Artículo 3 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico", para que lea como sigue:
"Artículo 3. - Definiciones.
Toda palabra utilizada en singular en esta Ley, se entenderá que también incluye el plural, salvo que del contexto se desprenda otra cosa. Asimismo, los términos utilizados en género masculino incluirán el femenino y viceversa. 
Para los propósitos de esta Ley, las siguientes palabras o frases tendrán los significados que a continuación se describen:
Administrador de Documentos. - Empleado público responsable de administrar el Programa de Administración de Documentos en su respectiva entidad pública bajo la dirección y la supervisión del jefe de éste.
Administración de Documentos. - Es la planificación, control, dirección, organización, capacitación, promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la producción, utilización, emisión, conservación, transmisión y disposición de documentos públicos.
Administrador del Programa. - Funcionario designado por esta Ley, para administrar en su jurisdicción el Programa de Administración de Documentos Públicos, físicos, electrónicos o digitales. Está facultado para extender nombramientos especiales de Administrador de Documentos previa consulta con y recomendación de los jefes de las entidades públicas.
Archivero. - Archivero General de Puerto Rico.
Archivo. - Archivo General de Puerto Rico.
Comisión. -Comisión Asesora del Archivo General.
Documento. - Cualquier escrito, ya sea impreso en papel, en material análogo, digitalizado o electrónico; imagen, video, audio, microforma, mapa, dibujo, plano, disco, o en cualquier otro material que ilustre un hecho, situación, circunstancia o dato para comunicar, establecer, certificar o comprobar algo. Cada unidad de los anteriores se considerará como un "documento". En el caso del papel, por ejemplo, una página constituye un "documento". 
Documento Electrónico. - significa el archivo creado, generado, enviado, comunicado, recibido o almacenado por cualquier medio electrónico.
Documento Privado. - Todo aquel que no se haya incluido en la definición de "Documento Público".
Documento Público. - Es todo documento, según definido en esta Ley, que se reciba, produzca, transmita o expida en cualquier entidad pública de acuerdo con la Ley y en relación con el manejo de los asuntos públicos; y que de conformidad con lo dispuesto en esta Ley, se haga conservar permanente o temporalmente en su estado físico original y/o en formatos electrónicos o digitales como evidencia de las transacciones o por su valor histórico, económico, social, programático, administrativo, contable, auditable, legal o judicial.
Electrónico. - Significa cualquier tecnología con capacidad eléctrica, digital, magnética, inalámbrica, óptica, electromagnética, o de funcionamiento similar.
Entidad educativa o cultural. - Incluye, sin que se entienda como una limitación, una universidad, escuela, instituto técnico o vocacional, biblioteca, fundación, fideicomiso, asociación, sociedad o corporación sin fines lucrativos dedicada a la enseñanza, estudio o fomento de la cultura, las artes y las ciencias.
Entidad Pública. -Incluye a las ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial; a todas las Entidades Públicas sean o no corporaciones públicas y a todos los gobiernos municipales.
Firma Digital. - es un tipo de firma electrónica que se representa como un conjunto de datos, sonidos, símbolos o procesos en forma electrónica, creados por una llave privada que utiliza una técnica asimétrica para asegurar la integridad del mensaje de datos a través de un código de verificación, así como el vínculo entre el titular de la firma digital y el mensaje de datos remitido. En la conversión de un mensaje con firma digital, la persona que tiene el mensaje o comunicación inicial y la llave pública del signatario puede determinar con exactitud si: (i) la conversión se realizó utilizando la llave privada que corresponde a la llave pública del signatario; y (ii) el mensaje o comunicación ha sido alterado desde que realizó la conversión. 
 Firma Electrónica (e-Signature). - es la totalidad de datos en forma electrónica consignados en un mensaje, documento o transacción electrónica, o adjuntados o lógicamente asociados a dicho mensaje, documento o transacción, que puedan ser utilizados para identificar al signatario e indicar que éste aprueba la información recogida en el mensaje, documento o transacción. 
Formato Digital. - Es todo documento, expediente, archivo o carpeta que se ha producido o reproducido con tecnología computacional y que está compuesto por la combinación de dígitos binarios (0 y 1). 
Metadatos. - Se conocen como los datos que describen los datos. Su utilidad consiste en proveer información que describe el contenido, la calidad, las condiciones, el historial u otras características, en este caso, de los documentos. Están contenidos en índices electrónicos vinculados electrónicamente a cada documento, expediente o carpeta."
Sección 3.- Se enmienda el título y los incisos (b) y (c) del Artículo 4 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico", para que lea como sigue:
"Artículo 4. -[Administración del Programa de Administración de Documentos Públicos en las Tres Ramas del Gobierno y la Oficina del Contralor.] Programa de Administración de Documentos Públicos físicos en todas las Entidades Públicas -no disponibles en formatos electrónicos ni digitales.
(a)  Se faculta al Secretario de Hacienda, al Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña o a su representante autorizado en la Rama Ejecutiva; las corporaciones públicas y los municipios; al Juez Presidente del Tribunal Supremo o su representante autorizado en la Rama Judicial; al Presidente del Senado o su representante autorizado; al Presidente de la Cámara o su representante autorizado; al Contralor o su representante autorizado para administrar en las dependencias bajo sus jurisdicciones el Programa de Administración de Documentos Públicos que se establece por virtud de esta [ley], Ley, sujeto a lo que se dispone más adelante. Disponiéndose, que los Presidentes de ambas cámaras de la Asamblea Legislativa, o sus representantes autorizados, deberán remitir el original de las grabaciones de las sesiones legislativas y vistas públicas, fotografías y vídeos así como cualquier otro documento análogo relativo al proceso de medidas legislativas, luego de transcurridos diez años del cierre de la Asamblea Legislativa que los haya producido, para su conservación permanente en el Archivo General. Cada Cámara de la Asamblea Legislativa regulará, mediante reglamento escrito, todo lo relativo al ordenado traspaso de dichos documentos al Archivo General.
(b)  [Excepto por lo dispuesto más adelante en cuanto a la reglamentación sobre el período de conservación de documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de cuentas y operaciones fiscales, cada uno de los Excepto por lo dispuesto más adelante en cuanto a la reglamentación sobre el período de conservación de documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de cuentas y operaciones fiscales, cada uno de los Administradores de Programas deberá redactar para las dependencias bajo su jurisdicción, un reglamento que gobernará la administración del Programa de Administración de Documentos Públicos en el cual se consignarán las disposiciones contenidas en este Artículo, el cual al ser promulgado tendrá fuerza de ley. Quedan por la presente facultados los Administradores de Programas a reglamentar para] Los Administradores de Programas deberán seguir lo dispuestos en el artículo 4A, inciso (n) en relación con la reglamentación que aplicará a las dependencias bajo su jurisdicción. El Reglamento General Uniforme, gobernará el Programa de Administración de Documentos Públicos físicos en todas las Entidades Públicas, que no estén disponibles en formatos electrónicos ni digitales, en el cual se consignarán las disposiciones contenidas en esta sección. Este reglamento al ser promulgado tendrá fuerza de Ley. Quedan por la presente facultados los Administradores de Programas para:
(1)  Publicar los términos especializados en cada dependencia de cada Programa y el alcance de éstos, según definidos por los jefes de dependencia bajo su jurisdicción.
(2)  Publicar listas de documentos públicos que por razón de su contenido se considerarán confidenciales, los cuales no estarán sujetos a ser inspeccionados por cualquier ciudadano, y otros; establecer el trato al conservarse y disponerse de ellos. Los Administradores de Programas tendrán que consultar a los jefes de las dependencias bajo su jurisdicción al preparar esta publicación. Al considerar estas clases los jefes de dependencias deberán ser específicos y limitativos.
No podrá considerarse como dentro de estas clases ningún documento que [los Administradores de Programas no hayan] no esté expresamente definido en [sus reglamentos] el Reglamento General Uniforme, conforme las recomendaciones de los jefes de agencia.
(3)  Dictar las normas sustantivas y procesales que deberán seguirse en los sistemas de archivo en cada una de las dependencias bajo sus jurisdicciones.
(4)  Establecer normas, métodos y técnicas de conservación de documentos públicos que no estén disponibles en formatos electrónicos ni digitales.
(5)  Establecer los requisitos que se exigirán a los Administradores de Documentos; sus funciones y responsabilidades, los procedimientos para su designación, y para el relevo de sus funciones.
(6)  Intervenir los Administradores de Documentos en cuanto a la aplicación por éstos de las normas establecidas por Reglamento General Uniforme [los Administradores de Programas].
Para esto y para asegurarse que se cumpla con la ley y [los reglamentos] el Reglamento General Uniforme podrán efectuar por sí o por sus representantes autorizados cuantas intervenciones e inspecciones de los sistemas consideren necesarias los Administradores de Programas.
(7)  Y sobre cualquier otra materia relacionada con el Programa de Administración de Documentos Públicos que no estén disponibles en formatos electrónicos ni digitales y que sea menester reglamentar para el buen funcionamiento del Programa.
(8)  Antes de que sean promulgados [los reglamentos] Reglamento General Uniforme, según se dispone en esta [ley], Ley, los Administradores de Programas consultarán y se asesorarán con el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña, a los efectos de propiciar, en tanto en cuanto sea posible, la uniformidad de criterios para la conservación de documentos.
(c)  Los Administradores de Programas requerirán de cada uno de los jefes de dependencias bajo su jurisdicción lo siguiente:
(1)  Que realicen un inventario de todos los documentos existentes en sus respectivas dependencias, con excepción de los documentos existentes bajo la soberanía española y los que tengan más de cincuenta (50) años de existencia, sobre los cuales se dispone la acción pertinente en otra parte de esta [ley] Ley.
Una vez preparado el inventario, cada jefe de dependencia estudiará cuidadosamente los documentos de su dependencia, clasificándolos en razón de su naturaleza y carácter, en las siguientes categorías:
(A) Documentos cubiertos por legislación estatal o contrato con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen fondos a programas públicos del país, que obliguen a conservarlos sin límite de tiempo o por tiempo determinado. Estos documentos no podrán ser destruidos sin autorización expresa de ley, y sin que el jefe de la dependencia haya determinado previamente, con la aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la dependencia, la inutilidad de tales documentos, tanto para fines públicos como para fines de interés particular.
Los funcionarios administradores mencionados en el inciso (a) de esta sección deberán periódicamente hacer recomendaciones a la Asamblea Legislativa sobre este tipo de documentos indicando, cuando así lo crean pertinente, la conveniencia de reproducirlos en formato electrónico o digital, siguiendo las disposiciones del Artículo 4A de esta Ley o reducir el período de conservación en formato físico fijado por ley.
(B) Documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobación de cuentas y operaciones fiscales. El período de conservación en formato físico de estos documentos se establecerá mediante las reglas que preparará el Secretario de Hacienda, después de consultar al Contralor de acuerdo a lo establecido en el Reglamento General Uniforme. Al promulgar estas reglas, el Secretario de Hacienda deberá tener en cuenta los contratos con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen dinero a programas públicos en Puerto Rico, que requieran la conservación de documentos fiscales relativos al funcionamiento del programa a que contribuyen, para propósitos de intervención fiscal.
(C)  Documentos no comprendidos en los párrafos (A) y (B) que deban ser conservados por determinado tiempo o indefinidamente por constituir evidencia de título sobre propiedad pública o particular, o por cualquier razón de ley que justifique o haga necesaria su conservación.
(D)  Documentos no comprendidos en los párrafos (A), (B) y (C) pero que por su utilidad administrativa de uso diario en las operaciones de la dependencia, o por la información contenida, sean necesarios para constatar hechos pasados importantes o para utilizarse como referencia al proyectar futuras operaciones y trazar pautas de programas.
El período de conservación de estos documentos será determinado por el jefe de la dependencia, con la aprobación del administrador de la jurisdicción a que pertenezca la dependencia, siguiendo las normas de esta Ley y del Reglamento General y Uniforme.  
…''
Sección 4.- Se deroga el Artículo 4A y se sustituye por un nuevo Artículo 4A de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico", para que lea como sigue:
"Artículo 4A. -Programa de Administración de Documentos Públicos electrónicos o digitales en todas las Entidades Públicas.
Ningún Artículo de esta Ley, de otra ley con vigencia al momento de comenzar la de ésta y ningún reglamento, orden ejecutiva, carta administrativa, plan u otro medio normativo en el Gobierno de Puerto Rico, podrán ser utilizados para contradecir,  menoscabar, ni limitar las disposiciones de este Artículo; y tampoco para imponer mayores requisitos o condiciones a los aquí dispuestos, en lo relacionado con la validez fiscal, contable, auditable, administrativa, legal y judicial; y con la producción, reproducción, utilización, transmisión, recibo, emisión y conservación de los documentos públicos en formatos electrónicos y digitales.
 Las disposiciones de este Artículo aplican, sin distinción, a todas las operaciones, servicios y procedimientos en la rama Ejecutiva, Legislativa y Judicial; en las Entidades Públicas sean o no corporaciones públicas; en los gobiernos municipales; y a las personas naturales y jurídicas que requieran la presentación o deban conservar documentos públicos. 
Los jefes de las Entidades Públicas podrán autorizar la producción, reproducción, utilización, transmisión, recibo, emisión y conservación de todos los documentos públicos en formatos electrónicos y digitales conforme a esta Ley y Reglamento General y Uniforme que se ordena en este Artículo para esos propósitos. 
Todo documento público que solamente esté disponible en archivos físicos -no electrónicos y no digitales-, deberá ser conservado siguiendo los términos y las condiciones de esta Ley y del Reglamento General y Uniforme que se ordena en este Artículo.
Las especificaciones de los formatos electrónicos o digitales que deberán utilizarse para los distintos tipos de documentos públicos serán los contenidos en el manual "Sistema de Gestión Documental Central - Guía para la Digitalización de Documentos" preparado por la Oficina del Principal Ejecutivo de Información de Puerto Rico (Chief Information Officer) Versión 1.0 (2011-03-14) o cualquier otro manual o reglamento vigente que reemplace a este. Todo documento público electrónico o digitalizado deberá tener un índice electrónico con los metadatos que faciliten su identificación y su contenido al manejarlos en sistemas informáticos o telemáticos. 
En el caso de los documentos públicos conservados en archivos físicos, y  que hayan sido producidos o reproducidos en formatos electrónicos o digitales, los jefes de las Entidades Públicas y sus Administradores de Documentos podrán autorizar su destrucción a partir de los tres (3) meses posteriores de la producción o reproducción; sin sujeción a la autorización o la intervención de ninguna otra entidad pública; y siguiendo las normas del Reglamento General y Uniforme que se ordena en este Artículo. Esas normas incluirán la preparación de un inventario electrónico uniforme para todas las Entidades Públicas -en la aplicación informática de Excel- con la información de los documentos destruidos que se describe adelante. Este inventario electrónico deberá ser archivado por cada Administrador de Documentos Públicos para hacerlo disponible durante los próximos veinte (20) años a partir de la destrucción de los documentos públicos físicos. No se destruirá ningún documento que no figure en este inventario. Como mínimo, este inventario electrónico deberá incluir los datos siguientes de cada documento, expediente o carpeta, según estén agrupados: 
Nombre de la Entidad Pública que conservaba y destruyó el documento, expediente o carpeta.
Nombre de la división o unidad operacional específica de la Entidad Pública que conservaba el documento, expediente o carpeta en su estado físico.
Nombre de la persona natural o jurídica a la que corresponde el documento, expediente o carpeta.
El código numérico o alfanumérico físico, si alguno, que identifica el documento, expediente o carpeta.
El código numérico o alfanumérico electrónico, si alguno, que identifica el documento, expediente o carpeta dentro de un sistema informático.
Su fecha de origen: Día-Mes-Año en el siguiente formato uniforme (05-Sep-1996).
Su fecha de destrucción: Día-Mes-Año en el siguiente formato uniforme (30-Sep-2020).
Si al momento de su destrucción era un documento, expediente o carpeta activo o inactivo.
Si tiene evidente o potencial valor histórico conforme a las guías uniformes del Instituto de Cultura Puertorriqueña. En caso de tener ese valor, indicar la fecha en fue referido al Archivo General de Puerto Rico.
Si el formato de envío al Archivo General fue en formato físico, electrónico o digital, o ambos.
Cualquier anotación o descripción que fuese necesaria a discreción del Administrador de Documentos de cada Entidad Pública.
La fecha en que el documento, expediente o carpeta en el inventario electrónico podrá ser eliminado de este utilizando el siguiente formato uniforme (05-Sep-1996).
Para los propósitos de todas las personas naturales y jurídicas bajo las leyes de Puerto Rico, todos los documentos públicos en formato electrónico o digital, incluyendo cualquier firma en manuscrito digitalizada sobre su faz, tendrá validez legal y se aceptarán como evidencia en todo proceso gerencial, administrativo, programático, fiscal, contable, auditoría, legal, registral y judicial del Gobierno de Puerto Rico; y en toda transacción no pública que requiera la presentación o la conservación de documentos públicos. Estos documentos públicos, electrónicos o digitales, tendrán el mismo valor y efecto legal que su original cuando haya sido reproducido electrónica o digitalmente.
Cuando surjan dudas por razones evidentes, justificadas o investigaciones sobre la autenticidad de algún documento público en formato electrónico o digital, tal autenticidad podrá ser verificada, en primera instancia, a través de los sistemas de validación de documentos públicos en las páginas cibernéticas del Gobierno de Puerto Rico o, en su defecto, por los respectivos jefes de las Entidades Públicas encargados de la custodia de éstos, por su representante autorizado, o por el Archivero General de Puerto Rico o su representante en aquellos casos en que los documentos hayan sido trasladados al Archivo General de Puerto Rico. La verificación de la autenticidad solo corresponderá a quien plantee la duda por razones evidente o justificada y no a quien presente el documento. Quien falsifique, altere el contenido, presente o traspase un documento público electrónico o digital de manera ilegal incurrirá en los delitos o multas dispuestos en el inciso (t) de este Artículo.
Ningún funcionario o empleado de la rama Ejecutiva, Legislativa o Judicial, municipios, corporaciones públicas o entidades privadas podrá requerir la presentación de documentos públicos físicos u originales de ningún tipo cuando estén disponibles y sean presentados en formato electrónico o digital.
  A ninguna Entidad Pública se le requerirá, para ningún propósito público o privado, la conservación física de aquellos documentos públicos que obren en su poder en formatos electrónicos y digitales producidos o reproducidos conforme a este Artículo y el Reglamento General y Uniforme que aquí se dispone.
A los fines de garantizar el acceso gubernamental a los documentos públicos en formato electrónico o digital y evitar que se pierdan o extravíen ya sea por error humano, acto intencional, desperfectos tecnológicos o cualquier otro motivo, cada Entidad Pública deberá utilizar los servicios de un proveedor confiable del servicio en "La Nube" cibernética (Cloud Computing) con copias de resguardo o "backup". En su defecto, cada Entidad Pública podrá utilizar los servicios de otro proveedor de servicio confiable de resguardo o "backup"distinto al proveedor confiable de servicio en "La Nube" cibernética (Cloud Computing) que la Entidad Pública designe como principal, siempre que los documentos estén protegidos en por lo menos una instalación dentro de la jurisdicción de Puerto Rico o en Estados Unidos de América continentales. En caso de que alguna Entidad Pública haga disponibles esos servicios para todas las demás, entonces la contratación de estos deberá ser, en primera instancia, con esa entidad. 
Con el propósito de garantizar la protección de los documentos públicos en formato electrónico o digital, el Reglamento General y Uniforme deberá incluir parámetros sobre la destrucción de documentos físicos, electrónicos o digitales, así como directrices específicas sobre el decomiso del equipo electrónico que contenga documentos públicos electrónicos o digitales. 
El Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña diseñará una guía uniforme para detectar, manejar, procesar, conservar física, electrónica o digitalmente y referir al Archivo General de Puerto Rico todo documento público con evidente o potencial valor histórico. Los envíos de estos documentos públicos al Archivo General deberán ser en versión original cuando estén disponibles y se incluirá su formato electrónico o digital. Las guías uniformes recomendadas por el Director Ejecutivo del Instituto deberán integrarse en el Reglamento General y Uniforme que se dispone en este Artículo. 
El Secretario de Hacienda, el Contralor de Puerto Rico, el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña, el Director Ejecutivo de "Puerto Rico Innovation and Technology Service" (PRITS), el Juez Presidente del Tribunal Supremo y los Presidentes de ambos Cuerpos de la Asamblea Legislativa, o sus representantes autorizados diseñarán, suscribirán y promulgarán en conjunto un Reglamento General y Uniforme para la Administración de Documentos Públicos Físicos, Electrónicos y Digitales en el Gobierno de Puerto Rico, conforme a las disposiciones de esta Ley. Previo a la aprobación de este reglamento, los mencionados funcionarios podrán hacer las consultas que consideren necesarias con los jefes de las demás Entidades Públicas. Este reglamento establecerá los detalles de la política pública para facilitar y viabilizar los propósitos de esta Ley con la mayor rapidez, facilidad y autonomía para cada Entidad Pública; evitando la inclusión de condiciones administrativas, procesales y burocráticas innecesarias o redundantes que dificulten, compliquen o malogren las disposiciones de esta Ley. 
No habrá, y tampoco se reconocerá en las Entidades Públicas, ningún otro reglamento para la administración y la conservación de los documentos públicos. La uniformidad, la razonabilidad, la agilidad y la claridad en la reglamentación de este asunto es esencial para la adecuada administración, utilización y conservación de estos documentos, incluyendo la destrucción de aquellos que sean innecesarios por estar disponibles en formatos electrónicos o digitales. Una vez se proclame el Reglamento General y Uniforme para la Administración de Documentos Públicos Físicos, Electrónicos y Digitales en el Gobierno de Puerto Rico, todos los demás quedarán derogados y sin fuerza de ley.
A partir de 1ro. de julio de 2025, este Reglamento Uniforme también dispondrá, siguiendo como referencias las guías utilizadas por el gobierno de Estados Unidos de América, que todas las Entidades Públicas deberán incluir en sus operaciones documentales las condiciones para la adopción y la utilización de firmas electrónicas o digitales en documentos públicos, a los fines de hacer innecesarias las firmas en manuscrito. Estas firmas electrónicas o digitales tendrán validez legal y se aceptarán con el mismo valor que una firma en manuscrito en todo proceso gerencial, administrativo, programático, fiscal, contable, auditoría, legal, registral y judicial del Gobierno de Puerto Rico; y en toda transacción no pública que requiera la presentación o la conservación de documentos públicos. A partir de 1ro. de julio de 2025 ninguna Entidad Pública podrá rechazar un documento público que sea firmado de esta manera. 
(p)A los fines de facilitar toda transacción en el gobierno a los ciudadanos, a las personas jurídicas e, incluso, a los funcionarios y empleados públicos; y también evitar gastos de funcionamiento innecesarios; las Entidades Públicas quedan absolutamente obligadas a aceptar todo documento público en formato electrónico o digital que les sea enviado o transmitido a través de un sistema cibernético o telemático reconocido en el mercado global.  Los documentos así transmitidos servirán como evidencia en todo proceso gerencial, administrativo, programático, fiscal, contable, auditoría, legal, registral y judicial del Gobierno de Puerto Rico; y en toda transacción no pública que requiera la presentación o la conservación de documentos públicos. Estos documentos también tendrán la misma validez y efecto legal que uno en papel, firmado en manuscrito y presentado físicamente.
Todo documento público, producido o reproducido en formato electrónico o digital antes de la promulgación del Reglamento General y Uniforme para la Administración de Documentos Públicos Físicos, Electrónicos y Digitales en el Gobierno de Puerto Rico, estará exento de cualquier nueva disposición de este Reglamento que no estuviera vigente al momento de la creación del documento electrónico o digitalizado.  No obstante, antes de la promulgación del referido Reglamento, el jefe de cada Entidad Pública deberá realizar los máximos esfuerzos para ajustar esos documentos y cumplir con los requerimientos establecidos en esta Ley y su Reglamento, siempre que sea técnica y económicamente posible.
El Reglamento promulgado deberá contener una disposición que regule el decomiso del equipo electrónico utilizado en el almacenamiento de los Documentos Públicos.
Toda conducta ilegal bajo el Código Penal de Puerto Rico en relación con documentos públicos podrá ser imputada a toda persona natural o jurídica que incurra en uno o varios de esos delitos con o a través de documentos públicos en formato electrónico o digital. En sustitución del enjuiciamiento penal por los delitos mencionados, no habiendo convicción previa por delito grave, y a discreción del tribunal de justicia, se podrá estipular una multa global de diez mil dólares ($10,000.00) por cada delito estipulado que se sumará a otra multa de quinientos dólares ($500.00) por cada página de cada documento público en formato electrónico o digital que haya sido objeto de conducta ilegal. Cuando la cantidad de páginas de los documentos públicos objetos de conducta ilegal exceda las veinticinco (25), la multa adicional será de trescientos dólares ($300.00) por cada página de cada documento ilegal. Como parte de la estipulación, además, el imputado o acusado deberá compensar a la parte perjudicada, sea pública o privada, en triple daño económico por los gastos administrativos, operacionales y/o profesionales que demuestre haber incurrido para protegerse de la conducta ilegal."
Sección 5.- Se enmienda el inciso (f) del Artículo 15 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico", para que lea como sigue:
(f)  No se destruirá, enajenará, obsequiará, alterará o dispondrá de ningún documento perteneciente a cualquier dependencia del Estado a menos que sea de conformidad con lo dispuesto en este capítulo. Toda persona que ejecute una de estas acciones sobre cualquier documento público estará sujeto a las [disposiciones de las secs. 204, 205 y 206] sanciones que impone el [del] Código Penal de Puerto Rico, Ley Núm. [115 de Julio 22, 1974,] 146-2012, según enmendada.
…"
Sección  6.- No más tarde de sesenta (60) días posteriores a la aprobación de esta Ley, el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña tendrá que diseñar las guías uniformes para detectar, manejar, procesar, conservar física, electrónica o digitalmente y referir al Archivo General de Puerto Rico todo documento público con evidente o potencial valor histórico.
Sección 7.- No más tarde de los ciento veinte (120) días posteriores a la aprobación de esta Ley, el Secretario de Hacienda, el Contralor de Puerto Rico, el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorriqueña, el Director Ejecutivo de "Puerto Rico Innovation and Technology Service"(PRITS), el Juez Presidente del Tribunal Supremo y los Presidentes de ambos Cuerpos de la Asamblea Legislativa, o sus representantes autorizados tendrán que diseñar, suscribir y promulgar en conjunto el Reglamento General y Uniforme para la Administración de Documentos Públicos Físicos, Electrónicos y Digitales en el Gobierno de Puerto Rico, conforme a las disposiciones de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico".
Sección 8.- No más tarde de los sesenta (60) días posteriores a la promulgación del Reglamento General y Uniforme para la Administración de Documentos Públicos Físicos, Electrónicos y Digitales en el Gobierno de Puerto Rico, la Rama Judicial tendrá que completar y aprobar las enmiendas necesarias en sus reglas de procedimientos y de evidencia para ajustarlas a las disposiciones de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico" y el Reglamento antes mencionado.
Sección 9.- Esta Ley entrará en vigor inmediatamente después de su aprobación.