(Entirillado Electrónico)

GOBIERNO DE PUERTO RICO

20^ma. Asamblea 2^da. Sesión

Legislativa Ordinaria

CÁMARA DE REPRESENTANTES

P. de la C. 951

27 DE OCTUBRE DE 2025

Presentado por los representantes Morey Noble y Román López

Referido a la Comisión de Gobierno

LEY

Para añadir un inciso (f) al Artículo 20 de la Ley Núm. 107-2025, conocida como “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI”; y para otros fines relacionados.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

Como estructura central, el Gobierno de Puerto Rico tiene a su haber la producción y custodia de documentos, consecuencia natural de la administración de una estructura tan reglamentada y compleja. Ello trae como consecuencia la acumulación de un gran volumen de documentos que se traduce en la acumulación de costos, ocupación de espacios que bien podrían utilizarse con otros fines más productivos, y la pérdida de visibilidad referente a los documentos y su ubicación.

Con el propósito de fomentar un Gobierno más ágil, económico y efectivo, resulta imperativo aprovechar los desarrollos tecnológicos para organizar y centralizar los documentos públicos, facilitar el acceso entre las agencias y buscar economías para reinvertir en otros asuntos más apremiantes.

Con ello en mente, se enmienda la Ley Núm. 107-2025, conocida como “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI”, a los fines de establecer un plazo máximo para: (1) digitalizar la versión final de los documentos públicos de uso diario; (2) determinar si resulta imprescindible, conservar el documento en su formato físico, y (3) mover al Gobierno de Puerto Rico a un sistema de gerencia de documentos digital, menos dependiente y oneroso al formato físico.

DECRÉTASE POR LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO:

Sección 1.—Se añade el inciso “(f)” al Artículo 20 de la Ley Núm. 107-2025, conocida como “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI”, para que, en lo pertinente, lea como sigue:

“Artículo 20.- Gestión interna de documentos y manejo de archivos, activos, inactivos y permanentes.

(a) …

(b) …

(c) …

(d) …

(e) …

(f) Digitalización y disposición de documentos en las agencias y entidades del Gobierno de Puerto Rico.

(1) Todos los documentos que se produzcan por parte del Gobierno de Puerto Rico, en cualquiera de los Poderes de Gobierno, deberán ser digitalizados dentro de un periodo de setenta y dos (72) horas laborables, en formato “searchable” y almacenado en un sistema de almacenamiento digital que cumplirá con los requisitos, la seguridad, y la redundancia que deberá establecer mediante comunicación oficial el Puerto Rico Innovation and Technology Service (PRITS) o la agencia sucesora de ésta, o que adquiera sus responsabilidades, siendo esta una carta circular, memorando interagencial, o cualquier otra comunicación similar.

(2) Todos los documentos públicos deberán almacenarse en formato físico por un término que no sobrepase los cinco (5) años fiscales, salvo que se traten de documentos que formen parte de un procedimiento administrativo, judicial, legislativo o de otra índole, mientras dicho proceso esté activo, y sea indispensable que dicho documento permanezca en formato físico, y no pueda se utilizado en formato digital, el cual deberá contar con una certificación de que es copia fiel y exacta del original que en su momento se produjo. Se excluye de esta disposición aquellos documentos que se clasifiquen como documentos de valor histórico. De igual modo, se excluyen documentos que de alguna manera estén cobijados por alguna disposición de la presente ley, alguna otra disposición legal, privilegio legal u orden legal o administrativa por una agencia investigadora o de fiscalización.”

(1) Alcance.— Todo documento público oficial de uso administrativo que se produzca, reciba o adopte, en su versión final, por parte de cualquiera de los Poderes del Gobierno de Puerto Rico, sus agencias, dependencias, corporaciones públicas, instrumentalidades y municipios, deberá ser digitalizado en formato "PDF searchable" o otro formato similar – es decir, que pueda buscarse dentro del texto del documento digital utilizando palabras o frases, mas que no pueda editarse o alterarse- y almacenado en un sistema de almacenamiento digital que cumpla con los requisitos de seguridad, integridad y redundancia. Para propósitos de este inciso, "documento público oficial de uso administrativo" significa aquel documento que constituya el expediente de una actuación administrativa final, decisión, determinación, contrato, acuerdo, expediente reglamentario, certificación, permiso, licencia, comunicación oficial, informe, formulario u otro instrumento análogo. Quedan expresamente excluidos del deber de digitalización los borradores, notas de trabajo, documentos preparatorios, comunicaciones internas no oficiales y cualquier otro documento que carezca de carácter oficial o final.

(2) Plazo de digitalización.— La digitalización deberá completarse dentro de un periodo que no excederá de diez (10) días laborables contados desde la fecha de emisión, recibo o adopción del documento, según corresponda. El Puerto Rico Innovation and Technology Service (PRITS), o la agencia sucesora de éste, en coordinación con el Programa de Gestión de Documentos Públicos y el Archivo General de Puerto Rico, queda facultado para emitir, mediante carta circular, memorando interagencial o comunicación equivalente: (i) los parámetros técnicos mínimos de captura, indexar, metadatos y certificación de fidelidad de la copia digital; (ii) los requisitos de seguridad, control de acceso e integridad; (iii) los requisitos de redundancia y respaldo; y (iv) planes escalonados de cumplimiento, así como dispensas técnicas razonables, ajustadas al volumen documental, naturaleza de los documentos y capacidad operacional de cada dependencia, especialmente en aquellas que manejen volúmenes excepcionales o documentos que requieran validaciones adicionales antes de su digitalización.

(3) Documentos protegidos y excepciones.— Quedan expresamente excluidos del deber de digitalización ordinario y del régimen de almacenamiento centralizado: (i) los documentos protegidos por privilegio legal, secreto profesional, confidencialidad estatutaria, información considerada como sensitiva por las leyes, reglamentos o disposiciones estatales o federales, o cualquier otra protección legal; (ii) los documentos clasificados o protegidos por órdenes legales o administrativas emitidas por agencias investigadoras o de fiscalización; y (iii) los documentos cuyas leyes habilitadoras impongan regímenes especiales de custodia. Estos documentos se manejarán conforme a sus regímenes especiales y, cuando proceda su digitalización, se hará con los controles adicionales que PRITS, en coordinación con el Programa, el Archivo General y el Departamento de Justicia, establezca.

(4) Almacenamiento físico.— Los documentos en formato físico podrán disponerse luego de transcurrido un término de cinco (5) años fiscales contados desde su digitalización certificada, salvo que: (i) un calendario de retención aprobado conforme al Artículo 7 de esta Ley o conforme a otras leyes o reglamentos estatales o federales aplicables ordene un término mayor, en cuyo caso prevalecerá el término más extenso; (ii) el documento forme parte de un procedimiento administrativo, judicial, legislativo o de otra índole activo, en cuyo caso permanecerá hasta concluir el proceso; (iii) el documento haya sido clasificado como de valor histórico o permanente patrimonial por el Archivo General de Puerto Rico, en cuyo caso se conservará permanentemente; o (iv) el documento esté cobijado por privilegio legal, orden legal, orden administrativa de una agencia investigadora o de fiscalización, o disposición análoga. La disposición física se realizará exclusivamente conforme a las listas de disposición evaluadas y aprobadas por el Programa de Gestión de Documentos Públicos del Gobierno y, cuando aplique, por el Archivo General de Puerto Rico, sin que la entrada en vigor de este inciso autorice destrucción automática alguna.

(5) Competencias del Archivo.— Nada de lo dispuesto en este inciso menoscabará, sustituirá o desplazará: (i) la autoridad exclusiva del Archivo General de Puerto Rico sobre la determinación del valor histórico o permanente patrimonial de los documentos públicos; (ii) la autoridad del Programa de Gestión de Documentos Públicos del Gobierno sobre la evaluación de listas de disposición, planes de retención, la fijación de calendarios de retención y la fiscalización de los procesos de archivo; ni (iii) los reglamentos vigentes en materia de retención. PRITS limitará su intervención a la emisión de los parámetros técnicos relativos a la digitalización, el almacenamiento, la seguridad y la redundancia, y actuará en coordinación con el Programa de Gestión de Documentos Públicos del Gobierno y el Archivo General.

(6) Comité Interagencial de Implementación.— Se crea, adscrito a PRITS, un Comité Interagencial de Implementación de la Digitalización Gubernamental, integrado por: (i) el Director(a) Ejecutivo(a) de PRITS, quien lo presidirá; (ii) el Director(a) del Archivo General de Puerto Rico; (iii) el Director(a) del Programa de Gestión de Documentos Públicos del Gobierno.. El Comité tendrá las siguientes funciones: (a) coordinar la implantación interagencial de las disposiciones de este inciso; (b) emitir guías operativas conjuntas; (c) recibir y evaluar informes periódicos de cumplimiento; (d) recomendar dispensas y planes escalonados; y (e) rendir un informe anual a la Asamblea Legislativa sobre el progreso de la implantación. De igual modo, el Comité podrá solicitar la intervención o asesoría de cualquier agencia del Gobierno de Puerto Rico para cumplir con los propósitos o disposiciones de esta Ley.

(7) Documentos creados directamente en formato digital ("born-digital").— PRITS, en coordinación con el Comité Interagencial, fomentará y establecerá los parámetros técnicos para que las dependencias creen sus documentos directamente en formato digital, mediante el uso de firmas electrónicas, formularios electrónicos y sistemas de gestión documental, reduciendo la necesidad de digitalización ulterior y fortaleciendo la eficiencia administrativa.

(8) Asignación presupuestaria y financiamiento.— La Oficina de Gerencia y Presupuesto, en coordinación con PRITS y las agencias concernidas, identificará las fuentes de financiamiento, partidas existentes de modernización tecnológica y, de ser necesario, recomendará asignaciones especiales para la adquisición de equipos, contratación de personal especializado, capacitación y demás recursos necesarios para la implantación efectiva de este inciso.

(9) Capacitación.— El Programa de Gestión de Documentos Públicos del Gobierno, en coordinación con el Archivo General de Puerto Rico, PRITS y la Oficina de Administración y Transformación y de los Recursos Humanos (OATRH), desarrollará e implantará programas de capacitación obligatorios y continuos para los administradores de programas, oficiales de información, técnicos de digitalización y demás personal concernido, acordes con los mandatos de la Ley 107-2025."

Sección 2.-Cláusula de retroactividad.

Esta enmienda se entenderá que rige retroactivamente, desde que entró en vigor la Ley Núm. 107-2025, conocida como “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI”.

Sección 2.— Cláusula de aplicación temporal.

Las disposiciones del nuevo inciso (f) del Artículo 20 de la Ley 107-2025, según añadidas por esta Ley, se aplicarán prospectivamente a todo documento público oficial de uso administrativo producido, recibido o adoptado a partir de la fecha de vigencia de esta Ley. Para fines del alcance de la política pública declarada por la Asamblea Legislativa, dichas disposiciones se interpretarán como complementarias a las obligaciones contraídas por las dependencias gubernamentales desde la entrada en vigor de la Ley 107-2025; sin embargo, no se impondrán sanciones, multas, ni consecuencias punitivas, civiles o administrativas a entidad o funcionario alguno por actuaciones u omisiones ocurridas con anterioridad a la vigencia de esta Ley o, en su caso, antes de la fecha que el Comité Interagencial de Implementación fije para el inicio de la exigibilidad escalonada del cumplimiento.

Sección 3.-Cláusula de transición e implantación escalonada

Todos los poderes del Gobierno de Puerto Rico, así como sus agencias, subdivisiones o instrumentalidades, deberán hacer un inventario de los documentos públicos que tienen a su haber, y proceder a digitalizar aquellos que no lo estén conforme a lo dispuesto en esta ley. Tendrán un término de trescientos sesenta y cinco (365) días para efectuar la evaluación correspondiente, y finalizar el proceso de digitalización correspondiente. Los Administradores de Programas, según definidos en la Ley Núm. 107-2025, conocida como “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI” tendrán trescientos sesenta y cinco (365) días a partir de que la agencia complete el proceso antes mencionado.

Dentro de un término de ciento ochenta (180) días, contados desde la vigencia de esta Ley, el Comité Interagencial de Implementación, creado en el inciso (f)(6) del Artículo 20 de la Ley 107-2025, emitirá un Plan Maestro de Implantación Escalonada que: (i) clasifique las dependencias gubernamentales por volumen y naturaleza documental; (ii) establezca fases de cumplimiento con fechas hito específicas; (iii) priorice las agencias con documentos críticos para el ciudadano (permisos, licencias, contratos, expedientes médicos sujetos a digitalización conforme a regímenes especiales, etc.); (iv) identifique necesidades presupuestarias por fase; y (v) ordene la coordinación con la reglamentación pendiente bajo la Ley 107-2025.

Cada uno de los Poderes del Gobierno de Puerto Rico, así como sus agencias, dependencias, subdivisiones, instrumentalidades, corporaciones públicas y municipios, deberá realizar un inventario de los documentos públicos que tienen a su haber dentro de un término de trescientos sesenta y cinco (365) días, contado desde la aprobación del Plan Maestro de Implantación Escalonada. Una vez completado dicho inventario, los Administradores de Programas, según definidos en la Ley 107-2025, dispondrán de un término adicional de trescientos sesenta y cinco (365) días, prorrogable razonablemente por el Comité Interagencial conforme al Plan Maestro, para completar el proceso de digitalización de los documentos producidos a partir de la vigencia de esta Ley. La digitalización retrospectiva de documentos generados con anterioridad a la vigencia de esta Ley se realizará gradualmente conforme al Plan Maestro, sin que tal proceso interfiera con la digitalización corriente.

Sección 4.— Aclaración sobre la exclusión de entidades fiscalizadoras.

Conforme a sus respectivas leyes habilitadoras y a la tradición legislativa que históricamente ha reconocido la naturaleza única de sus funciones investigativas y fiscalizadoras, la Oficina de Ética Gubernamental de Puerto Rico (OEG), la Oficina del Inspector General de Puerto Rico (OIG) y la Oficina del Panel sobre el Fiscal Especial Independiente (OPFEI) quedan excluidas del alcance de la Ley 107-2025 y de las disposiciones aquí enmendadas, y administrarán sus documentos conforme a sus regímenes propios de custodia y conservación, sin menoscabo de su autonomía operacional, fiscal y administrativa.Sección 5 4.-Cláusula de Derogación e Incompatibilidad.

Por la presente se deroga cualquier ley, o parte de ley, que sea incompatible con ésta.

Por la presente se deroga cualquier ley, o parte de ley, que sea incompatible con ésta, salvo aquellas disposiciones que establezcan plazos de retención o requisitos de custodia más extensos o más rigurosos para series documentales específicas, las cuales prevalecerán conforme a lo dispuesto en el inciso (f)(4) del Artículo 20 de la Ley 107-2025.

Sección 6 5.-Cláusula de Supremacía.

Las disposiciones de esta Ley prevalecerán sobre cualquier otra disposición de ley, reglamento, carta circular o memorando de entendimiento, entre otros, que no estuviere en armonía con lo aquí establecido salvo que dichas disposiciones impongan calendarios de retención o requisitos de custodia más extensos o más rigurosos para series documentales específicas.

Sección 7 6.-Cláusula de Separabilidad.

Si cualquier cláusula, párrafo, oración, palabra, letra, disposición, título, acápite o parte de esta Ley fuera anulada o declarada inconstitucional, la resolución, el dictamen o la sentencia dictada a tal efecto no afectará, perjudicará ni invalidará el remanente de esta Ley. El efecto de tal sentencia quedará limitado a la cláusula, párrafo, oración, palabra, letra, disposición, título, acápite o parte de ésta que así hubiera sido anulada o declarada inconstitucional. Si la aplicación a una persona o a una circunstancia de cualquier cláusula, párrafo, oración, palabra, letra, disposición, título, acápite o parte de esta Ley se invalidara o se declarara inconstitucional, la resolución, el dictamen o la sentencia dictada no afectará ni invalidará la aplicación del remanente de esta Ley a aquellas personas o circunstancias a las que se pueda aplicar válidamente.

Sección 8 7.-Vigencia.

Esta Ley comenzará a regir inmediatamente, después de su aprobación.

Esta Ley comenzará a regir inmediatamente después de su aprobación, sujeto a la implantación escalonada que establezca el Comité Interagencial conforme a la Sección 3.