GOBIERNO DE PUERTO RICO
20ma. Asamblea 1ra. Sesión
Legislativa Ordinaria
CÁMARA DE REPRESENTANTES DE PUERTO RICO
P. de la C. 17
INFORME POSITIVO
10 de marzo de 2025
A LA CÁMARA DE REPRESENTANTES DE PUERTO RICO:
La Comisión de Gobierno de la Cámara de Representantes de Puerto Rico, recomienda la aprobación con enmiendas del P. de la C. 17 de 2 de enero de 2025, previo su estudio y consideración, para lo cual tiene a bien someter a este Honorable Cuerpo Legislativo el presente Informe Positivo, con sus hallazgos, recomendaciones y conclusiones, solicitando su aprobación con las enmiendas sugeridas en el entirillado electrónico que le acompaña.
ALCANCE DE LA MEDIDA
El Proyecto de la Cámara 17 tiene el propósito de:
… aprobar la “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI”; derogar la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada;[[1]] establecer la nueva estructura del Archivo General de Puerto Rico; establecer la política pública sobre la identificación, manejo, protección y conservación de los documentos públicos; establecer el Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno, la Rama Ejecutiva y los municipios del Estado Libre Asociado de Puerto Rico; delinear las funciones del Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno y los procedimientos de conservación de documentos e información pública; y para otros fines relacionados.
Como punto de partida, la Exposición de Motivos del P. de la C. 17 manifiesta que con la aprobación de la Ley Núm. 5, conocida como “Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico”, se perseguía crear un programa sistemático de conservación de documentos, que, por motivo de su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecen preservarse por un tiempo más prolongado; y la eliminación de los documentos que carecen de valor permanente y que han perdido ya toda su utilidad administrativa. También se aduce que esta Ley buscaba la descongestión de miles de gavetas de archivo que conservan documentos inservibles y el desalojo de un espacio significativo que representa un gasto innecesario para el estado.
Se añade que, para alcanzar tales fines, la Ley creó el Programa de Administración de Documentos Públicos, que constituyó una propuesta descentralizada, facilitando que las tres Ramas de Gobierno (Legislativa, Judicial y Ejecutiva), así como la Oficina del Contralor, contaran con programas independientes. A su vez, cada administrador ostentaba la facultad para redactar reglamentación dirigida a regular la administración del referido Programa para las dependencias bajo su jurisdicción. Como consecuencia, se estableció el programa de la Rama Ejecutiva, Rama Judicial y Rama Legislativa; este último estando subdividido, a su vez, en el programa del Senado, la Cámara de Representantes, la Superintendencia, la Oficina de Servicios Legislativos (OSL) y la Oficina del Contralor.
Asimismo, se reseña que a pesar de las múltiples enmiendas realizadas a la Ley Núm. 5 a través de los años, dichas enmiendas no han logrado mantenerse a la par con los desarrollos tecnológicos y las tendencias modernas del campo de la conservación de documentos e información, debido a la carencia de directrices claras sobre su implementación. Por eso, se declara que resulta meritorio la adopción de un sistema que posibilite la supervisión y ejecución de las gestiones necesarias para la conservación y disposición de la información pública, independientemente del medio en que se encuentre. Se observa, además, que se ha desatendido tanto la gestión de los documentos originados en formato digital, como de otros espacios existentes donde información pública es compartida, tales como los correos electrónicos, las páginas electrónicas, redes sociales, mensajería y otros medios cambiantes de conformidad con los avances tecnológicos.
Por otro lado, se expresa que el sistema democrático puertorriqueño recae sobre la toma inteligente e informada de decisiones por parte de la ciudadanía en general; y que la transparencia, como uno de los elementos básicos de la democracia, depende de la conservación de la información y la documentación generada por el Gobierno en toda clase de medio. De igual manera, se menciona que lo que hoy constituye información y documentos públicos representa lo que mañana será la historia de Puerto Rico. Ante ello, se precisa que hay que cerciorarse que los mejores mecanismos en esta encomienda sean utilizados, además de facilitar la preservación y diseminación de dicha información para la presente y futuras generaciones. Disponiéndose, que resulta indispensable promover el pensamiento de que un pueblo conocedor de su historia se conoce a sí mismo, siendo responsabilidad de la Asamblea Legislativa actuar para prevenir la pérdida de información valiosa.
Cierra la Parte Expositiva declarando que es necesario derogar la Ley Núm. 5 y reemplazarla por legislación que refleje las realidades del Siglo XXI ─contentiva de un programa unificado y centralizado de conservación de documentos físicos y digitales e información pública─ y que, además, proponga normativa y reglamentación de aplicación uniforme para todo el Gobierno, incluyendo la Rama Ejecutiva y los municipios.
La Ley Núm. 5, que el P. de la C. 17 propone derogar, fue aprobada para establecer un programa sistemático dirigido a conservar los documentos que, por su valor histórico, legal, administrativo o informativo, debían preservarse por un tiempo más prolongado; y eliminar aquellos que carecían de valor permanente y también habían perdido ya toda utilidad administrativa. A su vez, la referida legislación declaró la política pública sobre la administración de los documentos públicos de aplicación a las Ramas Ejecutiva (incluyendo a los municipios y corporaciones públicas), Judicial, y Legislativa, además de la Oficina del Contralor de Puerto Rico.
Así las cosas, la Ley Núm. 5 proveyó para el establecimiento del Programa de Administración de Documentos Públicos (Programa), el cual será administrado y reglamentado en las dependencias bajo sus respectivas jurisdicciones por el Administrador del Programa designado por la Ley Núm. 5, a saber: el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura o a su representante autorizado en la Rama Ejecutiva; las corporaciones públicas y los municipios; al Juez Presidente del Tribunal Supremo o a su representante autorizado en la Rama Judicial; al Presidente del Senado de Puerto Rico o a su representante autorizado en dicho Cuerpo Legislativo; al Presidente de la Cámara de Representantes de Puerto Rico o a su representante autorizado en la Cámara; y al Contralor o a su representante autorizado en la Oficina del Contralor de Puerto Rico.[2]
De conformidad con la Ley Núm. 5, le corresponde a cada Administrador del Programa extender nombramientos especiales de Administrador de Documentos, previa consulta y recomendación de los jefes de dependencias. Nótese que según la Ley Núm. 5, el Administrador de Documentos es el empleado responsable de administrar el Programa en cada dependencia; encargándose del personal del Programa de la planificación, control, dirección, organización, capacitación, promoción y actividades gerenciales relacionadas con el uso, conservación y disposición de los documentos públicos.
Por otro lado, es importante resaltar que la Ley Núm. 5 estableció el Archivo General de Puerto Rico, al cual se le asignó la responsabilidad de fungir como el depositario oficial de todo documento público o privado transferido a este, al amparo de las disposiciones de la Ley Núm. 5, y el cual depende administrativamente del Instituto de Cultura Puertorriqueña. Disponiéndose, que el financiamiento del Archivo General será supervisado por el director ejecutivo del Instituto.
Observamos que, durante los pasados años, la Ley Núm. 5 ha sido objeto de múltiples enmiendas, tales como, pero no limitadas a:
ANÁLISIS DE LA MEDIDA
El P. de la C. 17, en sus Artículos 1 y 2, respectivamente, establece el título de la nueva legislación, “Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI”; y declara, como política pública en el Gobierno de Puerto Rico, que la transparencia depende de la conservación de la información y de los documentos generados por el Gobierno, independientemente de su medio, y que la referida información y documentación representa lo que mañana será la historia de Puerto Rico. Por tanto, se afirma que resulta indispensable la utilización de los mejores mecanismos en esta encomienda y la facilitación de la preservación y diseminación de dicha información para la presente y futuras generaciones; siendo la responsabilidad del Gobierno actuar ahora para prevenir la pérdida de información valiosa que redunde en un pueblo desinformado.
El Artículo 3 contiene las definiciones de los términos utilizados en la medida y añade quince definiciones, en adición a las que ya se encuentran en la Ley Núm. 5:
(e) Archivo activo.- Dentro del ciclo vital de los documentos es el espacio destinado para los documentos que tienen vigencia administrativa, legal o fiscal y son utilizados con frecuencia por la administración.
(f) Archivo inactivo o intermedio.- Dentro del ciclo vital de los documentos es el espacio destinado para los documentos que todavía tienen vigencia administrativa, legal o fiscal, pero son utilizados con poca frecuencia por la administración y están a la espera de su eliminación o de su transferencia al archivo histórico.
(g) Archivo histórico.- Dentro del ciclo vital de los documentos es el espacio destinado para los documentos que tienen valor histórico cultural y deben conservarse.
(h) Ciclo de vida.- Etapas o edades de un documento por las que sucesivamente se reconocen según su utilidad o vigencia.
(j) Coordinador de documentos.- Funcionario encargado de la gestión de los documentos públicos desde las oficinas en las dependencias.
(l) Depósito.- Entrada de documentos para custodia transitoria, sin la cesión de la propiedad.
(m) Digitalización.- Es el proceso que consiste en transformar objetos análogos a un formato digital.
(n) Disposición de documentos.- La destrucción final o la transferencia de los documentos a un archivo según su valoración.
(o) Documento o colección privada.- todo aquel documento que no se origina en una dependencia del Gobierno.
(r) Gobierno.- Significa el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y cualquier referencia a las agencias del Gobierno, entiéndase, las agencias, oficinas y departamentos de la Rama Ejecutiva, así como la corporaciones públicas y municipios.
(s) Periodo de retención.- Instrumento oficial que sirve de referencia del momento adecuado para la transferencia, traslado o eliminación de documentos.
(t) PRITS.- Se refiere a la Puerto Rico Innovation and Technology Service, según creada por la Ley 75-2019, o cualquier otra ley posterior.
(u) Preservación digital.- El proceso específico para mantener los materiales digitales durante y a través de las diferentes generaciones de la tecnología a través del tiempo, con independencia de donde residan.
(v) Programa.- Se refiere al Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno creado por virtud de esta Ley.
(w) Sistema de Archivos Históricos Públicos.- Se refiere al conjunto de instituciones, en su mayoría del Gobierno, a las cuales se les delegó la responsabilidad de preservar y proveer acceso a documentos públicos de valor históric[o] creados, recibidos o gestionados como resultado de las actividades llevadas a cabo por ellos y que deben conservarse por su valor administrativo, legal, fiscal, cultural o informativo.
El Artículo 5 presenta la reorganización del Archivo General de Puerto Rico, creado por la Ley Núm. 5; que, en caso de derogarse por el P. de la C. 17 tras su eventual aprobación, pudiese dejar de existir. No obstante, al constituir una pieza esencial en los esfuerzos de conservación histórica y documental, dicho Archivo se reorganiza en el Capítulo II de la medida, para que refleje las realidades del Siglo XXI; contenga un programa unificado y centralizado de conservación de documentos e información pública en la Rama Ejecutiva del Gobierno, incluyendo a las corporaciones públicas y los municipios; proponga las normas y reglamentos de aplicación uniforme para la referida Rama; y provea para la conservación de documentos físicos y digitales en esta.
El Artículo 6 indica que el Archivo General de Puerto Rico dependerá administrativamente del Instituto de Cultura Puertorriqueña (ICP), quedando su financiamiento sujeto a la supervisión del director ejecutivo del ICP y sus gastos de funcionamiento sufragados de los fondos que sean asignados al ICP. Este precepto también dispone que se le encomendó la dirección del Archivo al Archivero General, quien será nombrado por el director ejecutivo del ICP, y cuyo nombramiento estará sujeto a las disposiciones de la Ley Núm. 8-2017[, según enmendada,[3] conocida como “Ley para la Transformación y Transformación de los Recursos Humanos en el gobierno de Puerto Rico”].
Por otra parte, el Artículo 7, dedicado a la Administración del Archivo General, trata sobre la composición del referido Archivo para salvaguardar la conservación y acceso a los documentos públicos con valor histórico bajo su custodia. Este Archivo estará integrado por dos componentes: (1) una Comisión Asesora del Archivo General; y (2) la Administración del Archivo General, que efectuará todo trámite administrativo y servirá de enlace entre el ICP, el Programa de Gestión de Documentos, la Comisión Asesora y cualquier otro cuerpo rector relacionado con la gestión de documentos. Este Artículo desglosa, además, las funciones de dichos componentes y cómo serán nombrados los integrantes de la Comisión Asesora.
Las funciones, poderes y facultades del Archivo General se encuentran en el Artículo 8. Entre estas, se destacan, de manera no exhaustiva, ser el depositario oficial de los documentos públicos del Gobierno, independientemente de su formato, al igual que el depositario de todo documento privado que le sea transferido en virtud de las disposiciones de la medida; gestionar el Sistema de Archivos Históricos Públicos; y coordinar con [Puerto Rico Innovation and Technology Service] PRITS, el Programa y demás dependencias lo relativo al procedimiento adecuado para la captura, digitalización, migración o cualquier otro método de reproducción de contenido, asegurando el cumplimiento con los más altos estándares y de conformidad con las mejores prácticas para la conservación a largo plazo.
El Artículo 9 puntualiza las facultades del Archivero General de Puerto Rico, encargado de administrar el Archivo General y Sistema de Archivos Históricos Públicos, de acuerdo con las mejores prácticas para la conservación y acceso al patrimonio histórico documental. El inciso (f) de este Artículo le confiere al Archivero General el poder para fiscalizar la labor de los jefes de agencias, dependencias, alcaldes, directores y otros directivos del Gobierno autorizados a mantener documentos históricos en sus áreas para salvaguardar la conservación y acceso al patrimonio. Y su inciso (h) le otorga a este la facultad de intervenir mediante la confiscación de documentos públicos en peligro de perderse ante un manejo inadecuado, cierres o consolidaciones de dependencias, traspasos sin autorización, entre otras medidas que pongan en riesgo la conservación y acceso a patrimonio histórico documental.
De otra parte, los Artículos 10 y 11 tratan, respectivamente, sobre cómo se realizarán los traslados de documentos al Archivo, traspasos a otras entidades, depósitos de documentos y manuscritos, compras, donativos y documentos de interés permanente relacionados con la historia de Puerto Rico que pudiesen hallarse en el exterior; y la reproducción de documentos, que formen parte del Archivo, como evidencia.
Cabe señalar que el Capítulo III abunda sobre la creación del Programa de Gestión de Documentos del Gobierno de Puerto Rico, en particular, la Rama Ejecutiva, incluyendo a las corporaciones públicas y los municipios, el cual será adscrito al ICP y dirigido por un director ─designado por el director ejecutivo del ICP y confirmado por la mayoría de la Junta de Directores del ICP─ por un término de cinco (5) años que podrá ser extendido a diez (10) años.
Finalmente, la medida aparta el Capítulo IV para la reglamentación a adoptarse por el Archivo General o Programa, la cual regulará las mejores prácticas para la sana administración de documentos públicos; el Capítulo V, para las penalidades por el incumplimiento con las disposiciones de la medida o de la reglamentación aprobada en su virtud; el Capítulo VI, para fijar los deberes y responsabilidades de los jefes de agencias, dependencias, alcaldes, directores y otros directivos del Gobierno; y el Capítulo VII, para las cláusulas transitorias y finales de la medida, entre las cuales se resalta la protección de todos los empleados públicos que ocupen puestos regulares ante la aprobación de la medida.
ALCANCE DEL INFORME
En atención a que el texto del P. de la C. 17 es casi idéntico al Texto de Aprobación Final del Senado (4 de junio de 2024) del P. del S. 1294 de 29 de agosto de 2023 (Medida de Administración A-099), para la debida consideración y estudio del P. de la C. 17, esta Comisión Informante se refirió al Informe Positivo sobre el P. del S. 1294, con enmiendas, fechado 26 de abril de 2024 y presentado el cuatrienio pasado por la Comisión de Gobierno del Senado de Puerto Rico (en adelante, “Informe”).[4] De acuerdo con esta última Comisión, la misma solicitó memoriales explicativos sobre el P. del S. 1294 (según originalmente radicado)[5] al Instituto de Cultura Puertorriqueña (ICP), la [Oficina de] Administración de los Tribunales (OAT), la Administración de Servicios Generales (ASG), el Departamento de Estado, la Asociación y Federación de Alcaldes de Puerto Rico y la Oficina de Servicios Legislativos (OSL); pero solamente recibió comentarios del ICP, OSL y la Federación de Alcaldes de Puerto Rico.
HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
Instituto de Cultura Puertorriqueña (ICP)[6]
El ICP, por conducto de su Director Ejecutivo, Carlos R. Ruiz Cortés, sometió un memorial explicativo fechado 27 de septiembre de 2023, que favoreció la aprobación del P. del S. 1294. En su escrito, el ICP confirió su aval a esta medida por considerar que, aunque la Ley Núm. 5 representó un avance en el manejo de documentos públicos por los pasados 68 años, los cambios y avances tecnológicos exigían la modernización y fortalecimiento de las prácticas actuales de manejo de los documentos públicos para salvaguardar una gestión más ágil y el cumplimiento con tres fundamentos claves: la transparencia, la conservación y el acceso a esta documentación. Por tal motivo, entendió que la propuesta del P. del S. 1294 representaba el camino adecuado para este fin.
De acuerdo con lo señalado por el ICP, la Ley Núm. 5 creó cuatro programas de administración de documentos, uno por cada Rama de Gobierno (Legislativa, Judicial y Ejecutiva) y la Oficina del Contralor; y en la nueva propuesta del P. del S. 1294 (versión originalmente radicada), la gestión de documentos se centraliza bajo la Rama Ejecutiva y el liderazgo del ICP (Capítulo III-Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno de Puerto Rico). Sobre este asunto, el ICP manifestó que lo anterior apoyará indudablemente la uniformidad en los procesos, así como una mayor eficiencia en la utilización de recursos.
El ICP entendió, además, que la propuesta para revisar los periodos de retención de documentos públicos y lograr una mayor granularidad respaldará el descarte de documentación que pierde su valor administrativo de forma expedita; y asegurará que los de valor permanente e histórico sean conservados bajo las condiciones adecuadas, salvaguardando su acceso y preservación. Por otra parte, sostuvo que era importante el enfoque fiscalizador presentado en el P. del S. 1294 y los poderes otorgados al Programa y Archivo General de Puerto Rico, con el propósito de asegurar el cumplimiento de la Ley; instrumento con el cual no contaban en la actualidad y cuya carencia ha repercutido en la pérdida de cientos de miles de documentos públicos debido a la negligencia de muchas agencias y municipios.
También el ICP destacó la importancia de lo propuesto por el Proyecto en su Capítulo VI (Deberes y Responsabilidades del Gobierno de Puerto Rico). Ello, por facilitar el cumplimiento de una sana administración de documentos públicos; y proveer para la creación del Sistema de Archivos Históricos Públicos, lo cual vislumbró como una gestión uniforme de toda la documentación pública de índole histórica, fomentando el establecimiento de archivos históricos bajo el Archivo General de Puerto Rico. Igualmente, expresó que el ICP consideraba muy acertado que por fin se pudiese atender el manejo de los documentos electrónicos que, al igual que los físicos, gozan de la misma importancia y valor para asegurar la transparencia y continuar el desarrollo pleno de nuestra memoria colectiva.
En lo referente a la nueva restructuración del Archivo General de Puerto Rico, contemplada en el Capítulo II, el ICP esbozó que con la derogación propuesta de la Ley Núm. 5, las funciones del mencionado Archivo estarían alineadas a las ejecutorias llevadas a cabo por instituciones de esta naturaleza en otras partes del mundo, y su colaboración constante con el Programa aseguraría una gestión documental comprensiva de todo su ciclo de vida de forma integral. Expuso, igualmente, que la Comisión Asesora sería un ente clave en la gestión del Archivo y la política pública sobre los documentos históricos; y que en el desempeño de su función como enlace con la Comisión Nacional de Publicaciones y Documentos Históricos, el ICP lograría identificar fondos destinados al fomento de proyectos a nivel estatal, en beneficio de todas las instituciones y la ciudadanía.
Cabe indicar que el ICP precisó que entendía muy acertado que el Archivo General participase de lleno en el establecimiento de periodos de retención de documentos para salvaguardar la protección de la documentación de valor histórico o permanente desde su gestión y durante todo su ciclo de vida. Continuó señalando que un elemento esencial del Proyecto era la gestión y preservación de los documentos digitales, junto a aquellas figuras pertinentes, tales como: la Puerto Rico Innovation & Technology Service (PRITS), las oficinas de Sistemas de Información y el Programa de Administración de Documentos. Asimismo, comentó que la vulnerabilidad de dichos formatos requería acción inmediata, no pudiendo esperarse cincuenta (50) años para su traslado sin arriesgar la pérdida de información pública de gran valor para el pueblo puertorriqueño.
Por último, el ICP consideró que el establecimiento del Sistema de Archivos Históricos Públicos atendía determinados elementos importantes al: (1) viabilizar que se compartiese la responsabilidad por la conservación de documentación histórica con los creadores; (2) descentralizar el acceso a la documentación histórica con un enfoque en los ciudadanos (a quienes más les compete); (3) obligar el establecimiento de espacios para brindar acceso a documentación histórica; y (4) mantener un registro para especificar la localización de esta documentación con el objetivo de fomentar su disponibilidad y consulta.
Sugirió varias enmiendas al P. del S. 1294, las cuales esta Comisión Informante observa fueron incorporadas, casi en su totalidad, tanto en el Texto de Aprobación Final del Senado del referido proyecto, como en las disposiciones equivalentes del P. de la C. 17.
Oficina de Servicios Legislativos (OSL)[7]
En el Informe se detalla que por el P. del S. 1294 (según originalmente radicado) impactar a las tres Ramas de Gobierno ─Ejecutiva, Legislativa y Judicial─ se recurrió a la opinión de la OSL, representada por su pasada directora, la Lcda. Mónica Freire Florit. En el memorial explicativo de 18 de marzo de 2024 suscrito por esta, se vertió un amplio análisis del mandato constitucional que ordena la separación de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, en él se clarifica que ello no implica una independencia absoluta de estos poderes en nuestro país.
Surge del aludido memorial que “… [m]ás bien, la interacción que la propia Constitución instituye entre las diversas funciones de las ramas de gobierno cre[a] un sistema de pesos y contrapesos, con el fin de generar un equilibrio dinámico entre poderes coordinados y de igual rango.”[8] Especificándose, que de tal manera, “… se evita que alguno de los poderes ensanche su autoridad a expensas de otro, ya que lo viable es la existencia de un grado de interacción que mantenga íntegra la autoridad de cada uno de éstos.”[9] Se estableció, además, que de conformidad con la jurisprudencia del Tribunal Supremo de Puerto Rico, el éxito del principio constitucional de separación de poderes dependía de que cada una de las ramas aceptara y respetara la autoridad de las otras y entendiese la interrelación de sus funciones, para lo cual, la relación entre ellas debía ser dinámica y armoniosa.[10]
La OSL también hace referencia a la Ley Núm. 41-2011,[11] que creó el Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico, entiéndase la Cámara de Representantes, el Senado de Puerto Rico, la Superintendencia del Capitolio y la OSL, y cuya declaración de propósitos se manifiesta en torno a la doctrina de separación de poderes contenida en la Constitución de Puerto Rico, distinguiendo al Poder Legislativo como uno de esos poderes. En particular, la OSL relata que la Parte Expositiva de la Ley Núm. 41, supra:[12]
… enfatiza que la Asamblea Legislativa crea la legislación que compone nuestro ordenamiento jurídico y, al así hacerlo, investiga, justifica y defiende sus proyectos, ante sus respectivos miembros. Además, menciona que esa gestión tan meritoria tiene que ser recopilada y documentada para que pase a formar parte de nuestro acervo histórico, en beneficio de generaciones futuras. Por otra parte, añade que la trayectoria de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico guarda la esencia de la transformación e historia de los cambios realizados a la estructura política, social y económica que, a través de las épocas, ha experimentado el Pueblo. Los debates, exposiciones orales y discursos sobre el análisis de la legislación reflejan el espíritu de las leyes, la intención legislativa y las impresiones mentales de los legisladores.
Culmina la Exposición de Motivos recabando la importancia de que la Asamblea Legislativa crea el Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa el cual está adscrito a la Oficina de Servicios Legislativos, con el propósito de que se encargue de recopilar, clasificar, documentar, organizar y preservar las leyes, códigos, textos, escritos, documentos y materiales relacionados con la Asamblea Legislativa resguardándolos dentro de la jurisdicción del Distrito Capitolino.
De otro lado, se constata que el Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa, bajo la jurisdicción de la OSL,[13] mantiene la custodia de los documentos históricos desglosados a continuación: (1) todos los Diarios de Sesiones y Libros de Actas de las Asambleas Legislativas luego de la aprobación de la Constitución del Estado Libre Asociado (1953 al presente); (2) los Diarios de Sesiones de la Convención Constituyente (1952); (3) todos los documentos relacionados a la Asamblea Legislativa bajo la Carta Autonómica (1898), la Carta Orgánica de 1900 (Ley Foraker) y la Ley Orgánica de 1917 (Ley Jones); (4) todos los documentos relacionados con la construcción del Capitolio, así como de los edificios que comprenden el Distrito Capitolino y sus remodelaciones a través de la historia; (5) toda obra de arte o fotografía relacionada con la historia de la Asamblea Legislativa, sus edificios o instalaciones; y (6) cualquier documentación, colección u objeto relacionado a la Asamblea Legislativa, ya sea proveniente de los archivos existentes en la Asamblea Legislativa, bajo custodia de instituciones educativas o privadas, de agencias del Gobierno o de colecciones privadas de individuos.[14]
La OSL menciona, además, que la Ley Núm. 41, supra, ordena a la Universidad de Puerto Rico, a la Comisión Estatal de Elecciones, a la Biblioteca Carnegie, a la Junta de Planificación, a la Autoridad de Carreteras, al Archivo General y a cualquier agencia o instrumentalidad del Gobierno de Puerto Rico, incluyendo a las corporaciones públicas, a depositar en el Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico las colecciones existentes en su poder relacionadas a las materias objeto de la Ley.[15]
Destaca igualmente la Parte Expositiva de la R. Conc. del S. 53 de 8 de enero de 2024, en la cual se consigna nuevamente la importancia que reviste la preservación histórica del acervo de documentos, producto del trabajo realizado en el Senado de Puerto Rico y la Cámara de Representantes, y en sus respectivas comisiones; además de toda la documentación que se continuará produciendo a través de los años. Así también, allí se resalta la necesidad de proveerle a las instalaciones del Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa una estructura permanente y adecuada para cumplir con el mandato de la Ley Núm. 41, supra, por lo que la referida resolución concurrente persigue:
… autorizar a la Superintendencia del Capitolio de Puerto Rico, conforme a las facultades otorgadas por la Ley Núm. 4 de 21 de julio de 1977, según enmendada, a adquirir por compra el inmueble sito en el 156 de la Avenida Ponce de León, Parada 3, Puerta de Tierra en San Juan, que actualmente alberga el Archivo de Comisiones de la Asamblea Legislativa mediante contrato de arrendamiento.
En resumen, el memorial explicativo de la OSL señala que de todo lo anteriormente manifestado, se desprende “… la intención clara y precisa, de la Asamblea Legislativa de continuar administrando y custodiando sus documentos públicos, sin intención alguna de ceder su responsabilidad a otra rama del Gobierno de Puerto Rico.”[16] Mientras, en lo que respecta a la Rama Judicial, el Tribunal Supremo de Puerto Rico aprobó el “Reglamento del Programa de Administración de Documentos del Poder Judicial de Puerto Rico” de 7 de noviembre de 1975, contentivo de las reglas propias de administración de documentos públicos para dicho Poder, y adoptado, entre otras cosas, en virtud del Artículo V, Sección 7 de la Constitución de Puerto Rico.
Por todo lo cual, en cuanto al P. del S. 1294 (según originalmente radicado), la OSL concluyó su escrito señalando que:[17]
… se puede concluir que el texto [de dicha medida] … trastoca los preceptos constitucionales [de la división de poderes] establecidos en la Constitución de Puerto Rico. Aunque la intención legislativa persigue un fin loable en cuanto a la modernización de la administración de los documentos públicos de su pertinencia, la misma no puede interferir con las reglas administrativas propiamente ad[o]ptadas por la Rama Legislativa [al amparo del Artículo III, Sección 1 de la Constitución de Puerto Rico] y la Rama Judicial para la administración de los documentos públicos de su pertinencia, de conformidad a las facultades constitucionales que le fueron delegadas. Sin embargo, la medida podría enmendarse para delimitar su aplicabilidad a los documentos públicos de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico, y sus municipios. De igual forma, se pudiese establecer los parámetros para el recibo de documentos, de ello disponerse por acuerdo entre las partes, por la dirección del Archivo General.
Finalmente, el Informe precisa que la OSL sugirió enmiendas técnicas dirigidas a garantizar el cumplimiento de los preceptos constitucionales que invisten a las Ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial en la Constitución de Puerto Rico; y en virtud de las cuales, cada una de estas ha procedido a adoptar sus propias normas para el manejo de documentos públicos. Reconociéndose que, de esta manera, la medida serviría mejor a sus propósitos.
Federación de Alcaldes de Puerto Rico (FAPR)[18]
La FAPR, representada por su Director Ejecutivo, Axel F. Roque Gracia, M. Ed., endosó la aprobación del P. del S. 1294, considerando esta medida como “un paso esencial hacia la modernización y eficiencia en la gestión de documentos públicos, crucial para mejorar la transparencia y la gobernanza en los municipios de Puerto Rico.” A tal efecto, declaró, en parte, que:
[l]a modernización y adaptación tecnológica es otro pilar importante de esta legislación. Reconoce la necesidad imperante de actualizar y mejorar las prácticas de gestión documental para incluir y abordar adecuadamente los retos que presenta la era digital. Esto implica no solo la gestión de documentos en formatos físicos tradicionales, sino también la incorporación efectiva de documentos digitales y el manejo de la información en plataformas modernas, como las redes sociales y las páginas web.
La transparencia y el acceso a la información son fundamentos esenciales de esta ley. Al promover un sistema de gestión documental eficiente y accesible, se facilita la transparencia gubernamental y se asegura que los ciudadanos tengan un acceso más directo y claro a la información pública. Esto es vital para una sociedad democrática, donde la toma de decisiones informada y la rendición de cuentas son indispensables.
En términos prácticos, la implementación de esta ley beneficiará a los municipios y entidades gubernamentales de Puerto Rico al proporcionar un marco claro y estructurado para la gestión y conservación de documentos. Esto no solo promoverá la eficiencia administrativa y la economía de recursos, sino que también asegurará la preservación del patrimonio documental para el beneficio de generaciones futuras. Al alinear las prácticas de documentación con los estándares y requerimientos contemporáneos, se facilitará una mejor colaboración y comunicación entre las distintas entidades gubernamentales, mejorando así el servicio al público y fortaleciendo las estructuras democráticas de la isla.
IMPACTO FISCAL MUNICIPAL
En concordancia con el Artículo 1.007[19] de la Ley Núm. 107-2020, según enmendada,[20] conocida como “Código Municipal de Puerto Rico”, la Comisión de Gobierno de la Cámara de Representantes de Puerto Rico (Comisión Informante) no solicitó comentarios al Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales (CRIM) ni a la Oficina de Gerencia Municipal, por considerar que el P. de la C. 17 no fija una obligación económica en el presupuesto de los gobiernos municipales.
CONCLUSIÓN
La Comisión de Gobierno de la Cámara de Representantes de Puerto Rico considera que el P. de la C. 17 busca aprobar una nueva ley y derogar la Ley Núm. 5, supra, con el objetivo de modificar la manera en que hoy día se administra y conserva la documentación pública. Lo anterior, en lo que respecta a los documentos públicos de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico, incluyendo las corporaciones públicas y sus municipios, a fin de que esta gestión se realice de acuerdo con las nuevas tendencias del Siglo XXI, así como en observancia de la doctrina de separación de poderes consagrado en la Constitución de Puerto Rico.
A tenor con lo previamente expuesto, y previo estudio y consideración del Informe y de los memoriales explicativos sobre el P. del S. 1294 (cuyo Texto de Aprobación Final del Senado del pasado cuatrienio coincide prácticamente con el P. de la C. 17 radicado en el presente) esta Comisión Informante recomienda la aprobación del P. de la C. 17, con las enmiendas que se acompañan en el Entirillado Electrónico.
Respetuosamente sometido,
Hon. Víctor L. Parés-Otero
Presidente
Comisión De Gobierno
Cámara De Representantes
En adelante, “Ley Núm. 5”; 3 LPRA sec. 1001 et seq. ↑
Ley Núm. 5, Art. 4; 3 LPRA sec. 1002(a). ↑
3 LPRA sec. 1469 et seq. ↑
Dicha medida fue aprobada con enmiendas del referido informe y con enmiendas en sala. Luego de haber sido aprobada por el Senado en Votación Final, su Texto de Aprobación Final fue remitido a la Cámara de Representantes, donde después de su Primera Lectura, este proyecto fue referido a la Comisión de Gobierno (Cámara), lo que constituyó su último trámite legislativo registrado en el Sistema Único de Trámite Legislativo (SUTRA) de la OSL. Por tratarse de un proyecto de administración, también el mismo fue canalizado en la Cámara de Representantes como el P. de la C. 1835 de 8 de agosto de 2023, donde luego de su Primera Lectura, fue referido el 5 de septiembre de 2023 a la Comisión de Gobierno (Cámara), siendo este el último trámite legislativo registrado en el SUTRA para dicha medida. ↑
Adelantamos que una diferencia significativa entre el texto de radicación del P. del S. 1294, sobre el cual se recibieron los memoriales explicativos, y su Texto de Aprobación Final del Senado, luego de haberlos recibido, consiste en que al principio, la medida proponía un programa unificado y centralizado de conservación de documentos públicos e información pública con normativa y reglamentación de aplicación uniforme para todo el Gobierno de Puerto Rico (siendo extensivo a las Ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial); mientras que luego de ser aprobada en el Senado de Puerto Rico, tal aplicación centralizada se limitó a la Rama Ejecutiva de nuestro Gobierno, incluyendo a los municipios y corporaciones públicas. ↑
Informe, págs. 10-13. ↑
Informe, págs. 13-16. ↑
Memorial Explicativo de la OSL, pág. 5 (Cita omitida.) ↑
Id. (Cita omitida.) ↑
Id. (Cita omitida.) ↑
3 LPRA sec. 1014 et seq. ↑
Memorial Explicativo de la OSL, págs. 5-6. (Cita omitida.) ↑
El Artículo 2 de la Ley Núm. 41, supra, pauta que el referido Archivo Histórico estará adscrito a la OSL y ubicado dentro del Distrito Capitolino. Nótese que la Ley Núm. 101-2017, según enmendada, conocida como “Ley de la Oficina de Servicios Legislativos de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico”, establece y reconoce a la OSL como un organismo permanente de la Asamblea Legislativa, que, desde su comienzo en el año 1955, aporta valiosa y significativamente al quehacer legislativo y, de forma general, a la comunidad. Su Artículo 3(w) incorpora dentro de las funciones y facultades de esta Oficina, la responsabilidad de operar, mantener y administrar el Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa, de conformidad con la Ley Núm. 41, supra. ↑
Ley Núm. 41, supra, Art. 6. ↑
Id., Art. 9. ↑
Memorial Explicativo de la OSL, pág. 7. (Bastardillas nuestras.) Refiéranse, además, a: la Orden Administrativa 99-07 de 29 de marzo de 1999, la cual establece el “Reglamento del Programa de Administración de Documentos Públicos de la Cámara de Representantes de Puerto Rico”; la Orden Administrativa 19-52 de 31 de enero de 2019, conocida como “Reglamento del Programa de Administración y Digitalización [de] Documentos Públicos del Senado de Puerto Rico”; el “Reglamento de Administración de Documentos Públicos de la Oficina de Servicios Legislativos”, aprobado el 18 de marzo de 2024; y la reglamentación de uso interno, conocida como “Reglamento 6, Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Oficina del Contralor de Puerto Rico”. ↑
Memorial Explicativo de la OSL, pág. 8. ↑
Informe, págs. 17-18. ↑
21 LPRA sec. 7012. ↑
Id., sec. 7001 et seq. ↑
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