GOBIERNO DE PUERTO RICO

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SENADO DE PUERTO RICO

P. de la C. 17

INFORME POSITIVO 

 10 de junio de 2025

AL SENADO DE PUERTO RICO

La Comisión de Gobierno del Senado de Puerto Rico, previo estudio y consideración del Proyecto de la Cámara 17, recomienda a este Alto Cuerpo su aprobación, sin enmiendas.

ALCANCE DE LA MEDIDA

El Proyecto de la Cámara 17 (en adelante, "P. de la C. 17"), propone crear la "Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI", y derogar la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico", (en adelante, "Ley 5-1955"), para instaurar una nueva estructura al Archivo General de Puerto Rico y establecer la política pública sobre la identificación, manejo, protección y conservación de los documentos públicos; crear el Programa de Gestión de Documentos Públicos para el Gobierno, que aplicará a la Rama Ejecutiva, así como a las corporaciones públicas y los municipios del Gobierno de Puerto Rico; delinear las funciones del referido Programa y los procedimientos de conservación de documentos e información pública; establecer penalidades por el incumplimiento de la Ley o de la reglamentación adoptada en su virtud de esta; y para otros fines relacionados.

ANÁLISIS DE LA MEDIDA

La Ley 5-1955 estableció el Programa de Administración de Documentos Públicos para la conservación de documentos, que en consideración a su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecían preservarse; y para la eliminación de los documentos que carecen de valor permanente y utilidad administrativa. Sin embargo, la estructura bajo el estado de derecho vigente no ha podido mantenerse a la par con los desarrollos tecnológicos y las tendencias modernas del campo de la conservación de documentos e información, al no proveer directrices claras sobre su ejecución.
 
El P. de la C. 17 surge en respuesta a la necesidad de atemperar la estructura de conservación de documentos y la eliminación de aquellos documentos que carecen de valor permanente bajo la actual Ley Núm. 5 a las realidades del Siglo XXI; de forma que se asegure la gestión documental de manera uniforme en la Rama Ejecutiva, incluyendo las corporaciones públicas y los municipios de Puerto Rico. La estructura propuesta fomenta la transparencia, la conservación y el acceso a los documentos públicos con un programa unificado y centralizado de conservación de documentos e información pública. Además, propone que se establezcan normas y reglamentos de aplicación uniforme para el Gobierno de Puerto Rico, tanto para la conservación de documentos físicos, como digitales.

ALCANCE DEL INFORME

La Comisión de Gobierno del Senado de Puerto Rico, en aras de atender su responsabilidad y deber ministerial en el estudio y evaluación de la presente medida, analizó los propósitos de esta y, a su vez, consideró el trámite otorgado por el P. del S. 1294 que formó parte del análisis de la Comisión de Gobierno de la Cámara de Representantes para este proyecto en la pasada Asamblea Legislativa. El P. del S. 1294 tuvo los mismos propósitos contemplados en la medida ante nuestra consideración, por lo cual, se evaluaron los memoriales explicativos considerados para dicho proyecto en torno a las siguientes entes o agencias: Departamento de Estado, Oficina del Contralor, Instituto de Cultura Puertorriqueña y Oficina de Servicios Legislativos. Veamos.

Departamento de Estado

El Departamento de Estado en su memorial concurre con lo propuesto en el P. del S. 1294, toda vez que reconoce la importancia de que el Gobierno esté a la vanguardia de los avances tecnológicos para garantizar la efectiva administración y conservación de información y documentos públicos. Igualmente, consideró que, para que ello sea posible será necesaria la reestructuración de las normas y reglamentos de forma uniforme y en consideración a los nuevos formatos de documentos e información existentes; así como los nuevos medios de almacenamiento y publicación que son utilizados comúnmente en nuestro Gobierno y en la sociedad en general.

Recomienda que se solicite la colaboración de agencias expertas en temas relacionados al uso de la tecnología y fiscalización gubernamental efectiva para que brinden apoyo a todas las dependencias cobijadas, se establezcan políticas, procedimientos y reglamentos para la adecuada gestión de documentos públicos.

instituto de cultura puertorriqueÑa

El Instituto de Cultura Puertorriqueña endosó la medida y planteó en su memorial que se requiere modernizar y fortalecer las prácticas actuales para asegurar una gestión de documentos más ágil, que cumpla con fundamentos claves como la transparencia, la conservación y el acceso y expuso que la medida representa el camino adecuado para lograrlo.

Expresó que dará uniformidad en los procesos y mayor eficiencia en la utilización de recursos. La estructura propuesta en la medida apoyará el descarte de documentos que pierden su valor administrativo de forma expedita y asegurará que aquellos que tengan valor permanente e histórico se conserven bajo las condiciones adecuadas, asegurando su acceso y preservación. A su vez, planteó que el enfoque fiscalizador que se presenta y los poderes que se otorgan, asegurará el cumplimiento de la Ley, instrumento del cual carecen hoy día y que ha redundado en cientos de miles de documentos públicos perdidos ante la negligencia de muchas agencias y municipios.

Oficina del Contralor

La Oficina del Contralor de Puerto Rico entiende que la medida contiene disposiciones de política pública que pudieran ser utilizadas para conseguir el propósito de mejorar el "Programa de Administración de Documentos Públicos", sin embargo, argumenta que por sí sola, no sería la solución para para resolver los problemas que su oficina encuentra en las auditorías que realiza. 

Señaló que sería necesario que se asignen los recursos económicos suficientes para llevar a cabo los propósitos que persigue la medida; además, de contar con un compromiso verdadero y genuino de parte de la gerencia de las entidades. Recomendó que se debe mantener la facultad, que actualmente tienen las ramas Legislativa y Judicial, junto con la Oficina del Contralor, de poder administrar el Programa. Menciona a su vez que, se debe procurar que los empleados o funcionarios responsables de la administración del Programa, tengan la preparación necesaria para implementar el mismo y que no deben nombrar administradores de documentos en puestos de confianza.

OFICINA DE SERVICIOS LEGISLATIVOS

Por su parte, la Oficina de Servicios Legislativos presentó en su memorial explicativo en cuanto al P. del S. 1294, recomendaciones dirigidas al cumplimiento de preceptos constitucionales aplicables a las ramas Legislativa y Judicial para adoptar sus propias normas. Aclaramos que dichas recomendaciones fueron atendidas en la medida bajo nuestra evaluación. Por lo cual, se dispone en el P. de la C. 17 que las ramas Legislativa, y Judicial, y junto a sus respectivas dependencias, así como la Oficina del Contralor de Puerto Rico, en cumplimiento con los preceptos establecidos en la Constitución de Puerto Rico, implementarán sus propios programas de administración de documentos públicos.

IMPACTO FISCAL MUNICIPAL

En cumplimiento con el Artículo 1.007 de la Ley 107-2020, según enmendada, conocida como "Código Municipal de Puerto Rico", la Comisión de Gobierno certifica que el P. de la C. 17 no impone una obligación económica en el presupuesto de los gobiernos municipales.

CONCLUSIÓN

El P. de la C. 17 busca atender la necesidad de adoptar una estructura que facilite la implementación y supervisión de las gestiones requeridas para la conservación y disposición de la información pública.

La propuesta legislativa representa un esfuerzo pragmático para garantizar una transición ordenada y eficiente en la conservación de la información y documentos generados por el Gobierno, sin importar el medio. Ello a su vez como un reflejo de la transparencia en la gestión pública y la diseminación de la información para la presente y futuras generaciones.

En atención a lo anterior, la medida evaluada refleja las realidades del Siglo XXI y dispone para la creación de un programa unificado y centralizado de conservación de documentos e información pública y propone normas y reglamentos de aplicación uniforme para el Gobierno de Puerto Rico, entiéndase la Rama Ejecutiva, las corporaciones públicas y los municipios; en la conservación de documentos físicos, así como digitales. 

POR TODO LO ANTES EXPUESTO, la Comisiónprevio estudio y consideración, tiene a bien presentar ante este Alto Cuerpo el Informe Positivo sobre el Proyecto de la Cámara 17, recomendando su aprobación sin enmiendas.

Respetuosamente sometido,



Sen. Ángel A. Toledo López
Presidente
Comisión de Gobierno