GOBIERNO DE PUERTO RICO

20^ma. Asamblea 2^da. Sesión

Legislativa Ordinaria

CÁMARA DE REPRESENTANTES

P. de la C. 799

20 DE AGOSTO DE 2025

Presentado por el representante Morey Noble

Referido a la Comisión de Gobierno

LEY

Para enmendar el Artículo 4-A, y crear un nuevo Artículo 4-B, en la Ley número 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como “Ley de administración de documentos públicos de Puerto Rico”; y para otros fines relacionados.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

Como estructura central, el Gobierno de Puerto Rico tiene a su haber la producción y custodia de documentos, consecuencia natural de la administración de una estructura tan reglamentada y compleja. Ello trae como consecuencia la acumulación de un gran volumen de documentos que se traduce a la acumulación de costos, ocupación de espacios que bien podrían utilizarse con otros fines más productivos, y la pérdida de visibilidad referente a los documentos y su ubicación.

Con el propósito de fomentar un Gobierno más ágil, económico y efectivo, resulta imperativo aprovechar los desarrollos tecnológicos para organizar centralizar los documentos públicos, facilitar el acceso entre las agencias y buscar economías para reinvertir en otros asuntos más apremiantes.

Con ello en mente, se enmienda la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como “Ley de Administración de documentos públicos de Puerto Rico”, a los fines de establecer un plazo máximo para: (1) digitalizar los documentos públicos y (2) determinar si resulta imprescindible, conservar el documento en su formato físico.

DECRÉTASE POR LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO:

Artículo 1.—Se enmienda el Artículo 4-A de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como “Ley de administración de documentos públicos de Puerto Rico”, para que, en lo pertinente, lea como sigue:

“Artículo 4-A.-Reproducción fotográfica de documentos.

(1) Los Administradores de Programas podrán autorizar a los jefes de las dependencias bajo sus respectivas jurisdicciones a reproducir por medio del proceso de microfotografía, fotocopia, reproducción fotográfica en miniatura u otra copia fotográfica, o cualquier otro método de reproducción electrónico, o digital, aquellos documentos públicos que se encuentren bajo su custodia que merezcan ser conservados, así reproducidos, en consideración a su valor legal, fiscal, administrativo, informativo o histórico.

(2) Los originales de los documentos reproducidos, de acuerdo con el inciso (1) de este Artículo, podrán ser destruidos de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 4-B, u cualquier otra disposición de esta Ley, y los reglamentos que se promulguen en virtud del mismo, los cuales tendrán que circunscribirse al termino máximo dipuesto en esta ley.

…”

Artículo 2.-Se añade el Artículo 4-B en la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como “Ley de administración de documentos públicos de Puerto Rico”, para que, en lo pertinente, lea como sigue:

“4-B.—Digitalización y destrucción.

(1) Todos los documentos que se produzcan por parte del Gobierno de Puerto Rico, en cualquiera de los Poderes de Gobierno, deberán ser digitalizados dentro de un periodo de setenta y dos (72) horas laborables, en formato “searchable” y almacenado en un sistema de almacenamiento digital que cumplirá con los requisitos, la seguridad, y la redundancia que deberá establecer mediante comunicación oficial el Puerto Rico Innovation and Technology Service (PRITS) o la agencia sucesora de ésta, o que adquiera sus responsabilidades, siendo esta una carta circular, memorando interagencial, o cualquier otra comunicación similar.

(2) Todos los documentos públicos deberán almacenarse en formato físico por un término que no sobrepase los cinco (5) años fiscales, salvo que se traten de documentos que formen parte de un procedimiento administrativo, judicial, legislativo o de otra índole, mientras dicho proceso esté activo, y sea indispensable que dicho documento permanezca en formato físico, y no pueda se utilizado en formato digital, el cual deberá contar con una certificación de que es copia fiel y exacta del original que en su momento se produjo. Se excluye de esta disposición aquellos documentos que se clasifiquen como documentos de valor histórico. De igual modo, se excluyen documentos que de alguna manera estén cobijados por alguna disposición legal o privilegio legal.”

Artículo 3.-Cláusula de retroactividad.

Esta enmienda se entenderá que rige retroactivamente, desde que entró en vigor la Ley número 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como “Ley de administración de documentos públicos de Puerto Rico”, según enmendada.

Artículo 4.-Cláusula de transición.

Todos los poderes del Gobierno de Puerto Rico, así como sus agencias, subdivisiones o intrumentalidades, deberán hacer un inventario de los documentos públicos que tienen a su haber, y proceder a digitalizar aquellos que no lo estén conforme a lo dispuesto en esta ley. Tendrán un término trescientos sesenta y cinco (365) días para efectuar la evaluación correspondiente, y finalizar el proceso de digitalización correspondiente. Los Administradores de Programas, según definidos en la Ley número 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como “Ley de Administración de documentos públicos de Puerto Rico” tendrán trescientos sesenta y cinco (365) días a partir de que la agencia complete el proceso antes mencionado.

Artículo 4.-Cláusula de Derogación e Incompatibilidad.

Por la presente se deroga cualquier ley, o parte de ley, que sea incompatible con ésta.

Artículo 5.-Cláusula de Supremacía.

Las disposiciones de esta Ley prevalecerán sobre cualquier otra disposición de ley, reglamento, carta circular o memorando de entendimiento, entre otros, que no estuviere en armonía con lo aquí establecido.

Artículo 6.-Cláusula de Separabilidad.

Si cualquier cláusula, párrafo, oración, palabra, letra, disposición, título, acápite o parte de esta Ley fuera anulada o declarada inconstitucional, la resolución, el dictamen o la sentencia dictada a tal efecto no afectará, perjudicará ni invalidará el remanente de esta Ley. El efecto de tal sentencia quedará limitado a la cláusula, párrafo, oración, palabra, letra, disposición, título, acápite o parte de ésta que así hubiera sido anulada o declarada inconstitucional. Si la aplicación a una persona o a una circunstancia de cualquier cláusula, párrafo, oración, palabra, letra, disposición, título, acápite o parte de esta Ley se invalidara o se declarara inconstitucional, la resolución, el dictamen o la sentencia dictada no afectará ni invalidará la aplicación del remanente de esta Ley a aquellas personas o circunstancias a las que se pueda aplicar válidamente.

Artículo 7.-Vigencia.

Esta Ley comenzará a regir inmediatamente, después de su aprobación.